Catégorie : Facturation et comptabilité

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Quel est le délai de paiement d’une facture ?

Délai de paiement d'une facture

Quel est le délai de paiement d'une facture ?

Les échéances de règlement des factures jouent un rôle crucial dans l’administration et les finances de votre entreprise. Elles ont une incidence directe avec votre trésorerie et définissent la nature de vos relations entreprises – clients. Fréquemment honorées en retard par rapport aux échéances initialement fixées, elles ont un impact critique sur la trésorerie des TPE et PME.

Découvrez dans cet article rédigé par notre société de recouvrement quelle est l’échéance de règlement d’une facture, mais aussi les nuances et conséquences légales de ces échéances, afin de maintenir vos finances équilibrées tout en préservant vos relations client.

Sommaire - Facturation et comptabilité

Le délai de paiement d'une facture

Facture : définition et délai de paiement :

Une facture constitue un document comptable de nature juridique.

Il s’agit d’une preuve écrite qui certifie la prestation d’un service ou la vente d’un produit. Cette preuve s’avère essentielle pour toute entreprise car elle matérialise une opération commerciale.

Elle comporte des informations importantes comme le détail des deux parties impliquées, la description du produit ou service, la somme à régler ou encore la date à laquelle a eu lieu cette opération. Il existe des mentions obligatoires sur une facture qui doivent figurer, sans quoi elle pourrait être contestable. Cela permet aussi, dans le cas d’un différend ou d’une procédure de recouvrement, d’attester que la créance est bien certaine, liquide et exigible.

L’échéance de règlement quant à elle, est accordée au débiteur pour qu’il puisse régler la somme convenue suite à l’émission de la facture. Cette échéance peut varier en fonction de différents facteurs, que ce soit :

  • La nature de l’implication des parties (suivant qu’on ait affaire à des entreprises ou des particuliers).
  • Le secteur d’activité.
  • Les accords spécifiques.
  • Les conditions générales de vente.

Généralement, cette échéance est déterminée légalement ou alors dans certains cas, elle peut être négociée entre les différentes parties afin de fluidifier leurs échanges commerciaux.

Quelles sont les normes légales des délais de paiement

Les normes légales visent à réguler les transactions commerciales et garantir un équilibre financier entre les différentes entreprises. Pour les retards de règlement, elles peuvent fluctuer selon les pays.

Délais légaux variables : Le cas Européen et Français

En Europe, c’est la directive 2011/7/UE qui établit une échéance légale de règlement d’une facture standard de 30 jours, et qui peut être prolongée jusqu’à 60 jours sous certaines conditions.

En France, l’article L441-9 du code de commerce prévoit une échéance par défaut de 30 jours suivant la date d’émission de la facture, d’allonger l’échéance de règlement à 60 jours ou encore de reporter le règlement, en convenant un règlement de 30 jours fin de mois, jusqu’à 45 jours fin de mois.

Si vous souhaitez effectuer le calcul d’une facture à 45 jours fin de mois, c’est simple : Prenez la date à laquelle la facture a été émise, et placez-vous à la fin de ce mois-ci. Ajoutez-y ensuite 45 jours et vous obtiendrez votre échéance de règlement de 45 jours fin de mois.

Par exemple, pour une facture émise le 6 mars, elle devra être réglée le 15 mai.

Ces échéances sont valables pour les cas les plus courants, cependant des exceptions peuvent s’appliquer en fonction du secteur d’activité.

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Des exceptions et cas particuliers s’appliquent

Qu’il s’agisse du secteur des transports, saisonnier ou alimentaire, les échéances sont spécifiques et disposent chacun de modalités de règlement particulières. Nous vous recommandons de vous référer à l’article L441-9 du code de commerce pour en découvrir chacune des modalités.

En cas de crise économique ou de situations exceptionnelles pour l’entreprise, les échéances peuvent là aussi être ajustées afin d’essayer d’atténuer l’impact économique des entreprises touchées.

 

Bien noté ! Je vais désormais faire attention à mettre en gras les mots-clés liés au recouvrement dans toutes mes reformulations pour optimiser le référencement.

✏️ À noter : L’échéance de règlement d’une facture d’un particulier diffère de celui d’une transaction professionnelle. Généralement, ces échéances sont clairement stipulées dans les conditions générales de vente (CGV) de l’entreprise ou sur les mentions légales de la facture.

Quelle conséquence en cas de non respect des délais ?

Les conséquences pour ces entreprises ne respectant pas les échéances de règlement préalablement fixées sont essentiellement pécuniaires. En effet, le créancier, confronté à un impact important sur sa trésorerie, peut se retrouver avec une gestion financière perturbée.

De ce fait, les possibles sanctions sont financières, et ajoutées à la somme due initialement, pour pousser les entreprises à régler la facture dans les délais. Il peut s’agir à la fois :

  • de Pénalités de retard, avec un taux défini dans les conditions générales de vente. S’il est manquant, il correspond à celui défini par la Banque Centrale Européenne, qui peut être retrouvé sur l’article du service public Français.
  • d’Indemnité forfaitaire pour les frais de recouvrement, venant s’ajouter aux pénalités de retard, qui visent à couvrir les frais annexes pouvant être ajoutés comme l’appel à une société de recouvrement. Ces frais sont de 40€ d’après l’Article D441-5 du code de commerce et peuvent être ajoutés, peu importe la durée du retard.
  • d’Amende administrative, en cas de non-respect répété des échéances de règlement pouvant aller jusqu’à 150 000€ pour les personnes physiques, et 4 millions d’euros pour les personnes morales comme indiqué dans l’article 441-16 du code de commerce. L’échéance de règlement d’une amende est de 45 jours suivant le délai d’envoi de l’avis.

✏️ À noter : Pour les particuliers, le non-respect de ces échéances de règlement entraîne généralement des pénalités de retard similaires à celles appliquées aux entreprises. Cependant, les spécificités varient en fonction des CGV établies.

En tant qu'entreprise, comment gérer au mieux vos délais de paiement ?

En tant qu’entreprise, il s’avère indispensable de mettre en place quelques bonnes pratiques afin de gérer convenablement les échéances de règlement pour éviter d’appliquer des pénalités de retard et sanctions tout en maintenant de bonnes relations commerciales. Pour ce faire :

  • Suivez rigoureusement vos différentes échéances de paiement. Que ce soit à l’aide de logiciels de facturation dédiés ou en listant chacune des entrées d’argent prévisionnelles.
  • Assurez une communication claire : dès le départ, soyez transparent sur les conditions de règlement établies dans votre contrat afin d’éviter toute ambiguïté.

De plus, vous pouvez mettre en place des relances préventives avant d’arriver à l’échéance du paiement de la facture. Pour plus d’informations, consultez notre article sur comment procéder pour relancer les factures impayées.

  • Négociez des délais de paiement. Soyez flexible avec vos clients, car chaque transaction commerciale est unique et peut nécessiter d’adapter des besoins de paiements spécifiques. Personnaliser l’approche vous permettra de faciliter les échanges commerciaux et de favoriser la satisfaction et la fidélisation de vos clients.
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Quel recours reste-t-il en cas de retard de paiement avéré ?

Comme expliqué précédemment dans l’article, des sanctions financières sont applicables suivant les différents cas de figure de retards de règlement.

Toujours en cas de non-paiement de la facture après la mise en place des sanctions, vous pouvez tenter de négocier directement avec votre débiteur pour trouver une solution amiable.

Si vous n’êtes pas familier avec ce genre de procédures, vous pouvez faire appel à une société spécialisée dans le recouvrement amiable comme DCN Recouvrement, qui agit en tant qu’intermédiaire avec le débiteur pour récupérer vos dettes impayées. L’utilisation des techniques de négociation utilisées par les sociétés de recouvrement permet aux entreprises de déléguer la gestion des créances impayées tout en maximisant leurs chances de recouvrement pour les laisser se consacrer pleinement sur leur activité principale.

Le dernier recours en cas d’échec des méthodes de recouvrement précédentes sera d’entamer des procédures légales en justice pour recouvrer les sommes impayées qui vous sont dues. Cependant, ces méthodes de recouvrement sont bien plus coûteuses que les méthodes dites « amiables ».

Si vous souhaitez en savoir plus sur la méthode de recouvrement que vous devriez privilégier pour commencer, nous vous invitons à consulter notre article cherchant à savoir quelle est la meilleure solution pour récupérer vos impayés entre le recouvrement amiable ou judiciaire des créances.

Gérer efficacement les échéances de règlement de vos factures s’avère indispensable pour maintenir une trésorerie saine et des relations commerciales solides. De plus, il vous faudra connaître et appliquer les normes légales, car malgré toutes les précautions que vous pourrez prendre, des impayés peuvent toujours survenir.

Vous avez besoin d’une solution personnalisée pour le recouvrement des créances de votre entreprise ? Contactez-nous dès aujourd’hui pour nous faire part de vos besoins et établir ensemble une solution personnalisée pour recouvrer vos créances.

En France, l’échéance de règlement du solde de tout compte est réglementée par le code du travail.

Légalement, le paiement du solde de tout compte doit être effectué au moment de la rupture du contrat ou dans les jours qui suivent. Généralement, l’échéance maximum est de 30 jours après la fin de votre contrat.

Les échéances doivent être respectées, sans quoi l’employeur pourrait être pénalisé.

Cette échéance de paiement est fréquemment utilisée dans les transactions commerciales.

Régler à 30j fin de mois permet de regrouper les transactions pour faciliter votre administratif, de planifier vos paiements à l’avance pour pouvoir gérer au mieux votre trésorerie.

L’échéance de prescription réfère à la période à laquelle une créance ne peut plus être légalement réclamée.

L’échéance varie en fonction de la législation du pays, ainsi que du type de transaction.

En France, et pour un particulier, cette échéance de prescription est de deux ans à compter la date d’émission de la facture. Entre deux professionnels, cette échéance est de cinq ans.

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1ère lettre de relance pour facture impayée

facture impayée

Modèle 1ère lettre de relance pour facture impayée

La 1ère lettre de relance constitue un document qui permet de rappeler à votre client qu’il n’a pas réglé sa facture. Voici quelques recommandations pour rédiger une lettre de relance efficace avant de faire appel à DCN Recouvrement pour le recouvrement amiable ou le recouvrement judiciaire de votre impayé.

Sommaire - Facturation et comptabilité

Modèle 1ère lettre de relance pour facture impayée

À quoi sert une lettre de relance ?

La première lettre de relance suite au retard de règlement de votre client va permettre d’anticiper la première étape de la procédure de recouvrement de créances. Vous pouvez la transmettre à votre client par courrier ou par courriel, tout en complétant la démarche avec un SMS et un appel téléphonique. Quoi qu’il en soit, la complémentarité des canaux de communication va augmenter l’efficacité de votre relance.

Cette lettre de relance n’est pas uniquement un simple rappel suite à un retard de règlement, elle joue un rôle clé si vous finissez par faire appel à DCN Recouvrement. Afin de conserver votre relation commerciale ou votre relation client, gardez en tête que la lettre de relance constitue l’opportunité de souligner l’importance d’un règlement immédiat tout en restant courtois. Pourquoi cette lettre est importante ? Avant même d’en arriver à la mise en demeure, elle va vous permettre d’anticiper les retards de règlement et maintenir la communication avec votre client.

Quelles sont les informations à faire apparaitre dans votre lettre de relance ?

Votre 1ère lettre de relance doit contenir les informations suivantes :

  • Les coordonnées de votre entreprise ainsi que de votre client : il est important de mentionner les mentions complètes de votre entreprise et de votre client afin que ce dernier puisse vous joindre pour régler la facture. Cela inclut donc le nom de l’entreprise, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse courriel et le numéro de TVA.
  • Le numéro de la facture impayée, pour identifier la facture impayée
  • La date d’échéance de la facture, donc date à laquelle la facture devait initialement être réglée
  • Le montant de la facture, y compris les pénalités de retard, indiqué en euros
  • Une nouvelle date limite de règlement, raisonnable mais suffisamment proche de la date d’échéance initiale
  • Les conséquences en cas de non-règlement de la facture (pénalités de retard, frais de recouvrement ou procédure de recouvrement judiciaire)
modèle lettre de relance

Mon client ne paye pas, que faire ?

En cas de non-règlement de la facture, vous pouvez prendre des mesures supplémentaires pour limiter les répercussions de ce retard de règlement. Vous pouvez donc, si votre contrat le prévoit, imputer des pénalités de retard sur le montant initial de la facture.

Vous avez envoyé votre 1ère lettre de relance mais vous n’avez toujours aucun retour de votre client. La prochaine étape est d’envoyer une 2ème lettre ainsi qu’une 3ème si cette dernière est infructueuse. Si après ces 3 relances vous n’avez toujours pas reçu de règlement, vous devez poursuivre la démarche en envoyant une lettre de mise en demeure de payer pour acter le début de la procédure de recouvrement amiable. Libre à vous par la suite de faire appel à DCN Recouvrement.

Comme vous l’aurez compris, si une procédure de recouvrement amiable est lancée, le montant de la facture impayée risque d’augmenter. Pourquoi ? Puisque des frais de recouvrement vont être ajoutés à la facture pour la gestion de celle-ci en contentieux.

Dans les cas les plus extrêmes, et si la facture le permet (en d’autres termes, si le montant de la facture vaut la peine d’engager des frais supplémentaires qui seront au départ à votre charge), vous pourrez entamer une procédure de recouvrement judiciaire pour obtenir le recouvrement forcé de la créance une fois le titre exécutoire obtenu.

La 1ère lettre de relance représente le premier jalon de votre démarche de recouvrement amiable visant à anticiper les retards de règlement. Toutefois, si malgré ces démarches amiables, le règlement demeure en suspens, il devient impératif d’aller vers des étapes plus formelles pour protéger les intérêts financiers de votre entreprise, notamment en adressant une lettre de mise en demeure de payer.

Télécharger un modèle de la 1ère lettre de relance

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Modèle 2ème lettre de relance pour facture impayée

relance de facture impayée

Modèle 2ème lettre de relance pour facture impayée

La seconde lettre de relance constitue une phase tout aussi déterminante que la première correspondance de rappel dans le cadre du processus de recouvrement amiable des créances. Elle doit être adressée au débiteur suite à la première démarche de relance, en l’absence de réponse de sa part, et précéder l’envoi d’une mise en demeure de payer.

La stabilité financière représente un enjeu crucial pour la croissance des entreprises, équilibre que peuvent fréquemment compromettre les factures impayées. Dans cette étude, nous analyserons la méthode optimale pour rédiger la seconde lettre de relance concernant les créances échues, dans l’objectif d’optimiser le recouvrement des sommes dues et d’établir les bases nécessaires dans l’éventualité où il faudrait solliciter les services d’une société de recouvrement de créances spécialisée.

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2ème lettre de relance pour facture impayée

Pourquoi effectuer une deuxième lettre de relance ?

Les finalités de cette seconde lettre de relance pour créances échues consistent à rappeler au client débiteur ses obligations de règlement, à souligner l’urgence d’un paiement prompt et particulièrement à l’alerter sur les répercussions d’une absence de réaction (défaut de paiement, absence de communication…). Les éléments à incorporer dans cette correspondance de rappel demeureront globalement identiques à ceux de la première démarche épistolaire, excepté l’adoption d’un ton plus catégorique.

Quels sont donc les enjeux de cette seconde relance ?

  1. Vous consolidez votre démarche de recouvrement ! La première correspondance de rappel peut être perçue comme un simple signal d’alarme, parfois insuffisamment considéré. La seconde lettre de relance va accentuer la gravité de la situation tout en démontrant votre position ferme et votre résolution à récupérer la créance en question.
  2. Capter l’attention du débiteur sur l’urgence d’un règlement sans délai. Vos clients débiteurs peuvent occasionnellement minimiser la première démarche, mais la seconde correspondance capte habituellement leur attention de façon plus significative puisqu’elle met en évidence la criticité de la situation et incite le débiteur à une réaction.
  3. Préserver le dialogue avec votre client débiteur. La seconde lettre de relance constitue également une occasion pour votre client débiteur de résoudre la problématique à l’amiable en lui proposant la possibilité de vous solliciter pour identifier une solution mutuellement acceptable.

✏️ À retenir : Il convient également de garder à l’esprit que la seconde lettre de relance pour créances échues vient compléter la première démarche et représente un élément probant de vos initiatives et de votre mobilisation face aux impayés. Cette documentation revêt une importance particulière dans l’éventualité où vous seriez contraint de solliciter les services d’une société de recouvrement de créances lors d’un contentieux ultérieur.

Comment effectuer ma 2ème relance ?

Pour optimiser l’impact de vos démarches de relance, nous recommandons d’exploiter des canaux complémentaires afin de solliciter l’ensemble des moyens de communication dont vous disposez concernant votre client débiteur. Il est possible d’expédier un courrier recommandé tout en l’accompagnant d’un courriel électronique, d’un message SMS ou encore d’une notification push (particulièrement pertinent pour les entreprises disposant d’une application mobile).

Voici la liste des actions essentielles pour une deuxième lettre de relance optimale :

  • Adoptez une position ferme dans votre requête, exposez l’impératif de résoudre la situation au risque de devoir engager des procédures plus contraignantes pour obtenir le règlement de la facture impayée
  • Réitérez les éléments cruciaux : somme due, échéance initiale, et l’ensemble des données que vous estimez appropriées. À titre d’exemple, vous pouvez mentionner la date de la première correspondance de relance pour contextualiser votre sollicitation.
  • Proposez des modalités de règlement adaptables ! Dans un premier temps, vous devez présenter toutes les solutions de paiement accessibles à votre client débiteur : carte bancaire, chèque, espèces, virement bancaire… Par la suite, efforcez-vous d’ouvrir le dialogue concernant les conditions de règlement.
  • Évoquez les répercussions d’un défaut de paiement. Référez-vous notamment aux conséquences juridiques que vous êtes en capacité d’appliquer légalement et qui sont stipulées dans le contrat et/ou les conditions générales de vente, notamment la possibilité de mandater une société de recouvrement de créances en cas de non-règlement de la part de votre client débiteur.

Cette seconde correspondance vise à réitérer votre première sollicitation auprès du débiteur. Téléchargez votre modèle !

Télécharger le modèle de la 2ème lettre de relance

Comment faire pour relancer par e-mail ou SMS ?

Vous désirez employer des moyens complémentaires pour mener vos démarches de relance. Il faut savoir que dans le domaine du recouvrement de créances, la multiplication des supports de communication peut s’avérer déterminante. Alors pourquoi ne pas opter pour un courriel électronique ou un message SMS afin de rappeler à votre client débiteur l’absence de règlement de sa créance ? Exploitez la dynamique du SMS commercial.

  • Le courriel électronique constitue une approche traditionnelle mais performante pour solliciter vos clients. Accordez une attention particulière à l’objet de votre message en précisant explicitement la finalité de votre envoi. Terminez votre courriel par un appel à l’action qui incite votre client débiteur à procéder au règlement de sa facture impayée (lien de paiement sécurisé, règlement en ligne via votre plateforme web, etc.).
  • Le SMS demeure fréquemment méconnu dans le secteur du recouvrement. Pourtant, la portée d’un message SMS surpasse largement celle des courriels électroniques. De par sa brièveté, le SMS autorise la transmission d’un message percutant en quelques mots seulement. À vous d’employer des expressions directes pour provoquer une réaction immédiate.

🕵️ L’aviez-vous remarqué ? D’après de nombreuses analyses, la quasi-totalité des messages SMS expédiés sont consultés par leurs récipiendaires. Actuellement, le pourcentage de lecture des SMS est évalué entre 98% et 99%, comparativement à 20% à 30% pour les courriels électroniques.

Vous avez également la possibilité d’exploiter les messages SMS comme outil de pré-relance en amont de l’échéance de la créance. Pour découvrir l’ensemble des phases à respecter dans vos démarches de sollicitation client, référez-vous à l’article qui vous guidera sur la méthodologie à adopter pour effectuer le recouvrement des factures impayées.

En synthèse, la seconde lettre de relance concernant une créance échue constitue une phase déterminante du processus de recouvrement de créances. Après avoir abordé la première correspondance de rappel dans notre analyse précédente, nous avons pu examiner en quoi cette seconde démarche peut s’avérer décisive pour optimiser vos probabilités de récupération des sommes dues.

Il convient de garder à l’esprit l’importance de l’approche multicanale dans ce cadre, vous devriez considérer l’intégration de supports comme le courriel électronique ou les messages SMS pour amplifier l’efficacité de votre stratégie de relance. Dans l’hypothèse où ces sollicitations demeurent infructueuses, vous pouvez procéder à l’étape ultérieure qui consiste en l’envoi d’une mise en demeure de payer.

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Gérer les créances client en comptabilité

Gérer les créances client en comptabilité

Optimiser la gestion de vos créances client en comptabilité

Dans la comptabilité d’entreprise, la gestion efficace des créances clients permet de surveiller les montants dus par la clientèle. Devant habituellement être honorés dans les échéances initialement fixées, il arrive que ces délais ne soient pas observés et que des actions de recouvrement soient entreprises.

Administrer rigoureusement ces créances clients permet simultanément de réduire les risques d’impayés, mais également d’obtenir une meilleure prévision de la trésorerie de l’entreprise.

Cette analyse présentera les principes fondamentaux de la gestion des créances clients en comptabilité et en recouvrement, ainsi que les méthodes d’évaluation du risque client, les stratégies à déployer, ou encore les instruments à utiliser pour optimiser cette gestion des risques financiers.

Sommaire - Facturation et comptabilité

Gérer les créances client en comptabilité

Tout comprendre des créances client

Définition des Créances Client

Une créance client, c’est le montant dû par le client à une entreprise pour l’acquisition d’un bien ou pour la fourniture de services, qui demeurent en suspens de règlement.

Pour qu’elle puisse être reconnue, il faut que cette créance soit certaine, liquide et exigible.

Cette créance doit être réglée dès la prestation de services réalisée ou la réception d’une commande, et ce, dans une période maximale de 60 jours à partir de la facturation, ou de 45 jours fin de mois selon la date mentionnée dans le contrat.

À l’expiration de cette période, et si la créance n’a toujours pas été acquittée, elle peut alors faire l’objet de démarches de recouvrement par l’entreprise.

Importance des créances pour la trésorerie

Comptabilisées comme des actifs au bilan, ces créances représentent des fonds à percevoir, et constituent donc un élément essentiel dans la gestion financière de l’entreprise. En effet, ce différé de paiement signifie que l’entreprise attend des montants qui ne sont pas encaissés dans les délais prévus, ce qui engendre une insuffisance de liquidité pour l’entreprise.

✏️ À retenir : En l’absence de ces liquidités, l’entreprise peut éprouver des difficultés pour honorer ses propres charges courantes, va débuter un retard dans ses propres règlements, et ne sera plus en mesure d’investir dans son développement.

Dans certaines situations, certaines entreprises se retrouveraient contraintes de souscrire un emprunt de trésorerie pour entreprise en difficulté. Cela réduira également la capacité d’une entreprise à effectuer des placements de trésorerie.

comptabilité

Stratégies de gestion comptable des Créances Client

La mise en place de certaines stratégies peut vous permettre de diminuer les risques de créances clients impayées susceptibles d’affecter défavorablement la liquidité de votre entreprise.

L’Évaluation du risque Client

Pour minimiser les risques, il est préférable d’adopter une approche préventive. En effet, évaluer la solvabilité de votre client préalablement à tout engagement commercial peut permettre d’apprécier sa capacité à honorer ses dettes dans les délais convenus.

Pour vous documenter, il vous est possible de consulter le Registre du commerce, ou encore le Trésor public pour collecter des informations. Cela permet simultanément de réduire les risques, tout en s’assurant d’établir des relations commerciales plus durables.

✏️ À retenir : Vous pouvez utiliser le site d’Infogreffe dans le but de vous informer sur les sociétés.

Définir vos conditions de paiement et de facturation

Pour éviter de vous retrouver avec une créance qui ne pourrait être revendiquée, il est préférable de vous assurer que vos conditions de paiement établies dans votre contrat soient parfaitement explicites et correctement formulées. Il est essentiel de spécifier quelles échéances de paiement vous accordez, ainsi que les pénalités de retard auxquelles vos clients s’exposent pour clarifier chacune des informations et éviter tout type de malentendu et faciliter la démarche de règlement pour votre client.

Suivi des retards de paiements et relance des Impayés

Le moindre retard est à proscrire, et c’est pour cette raison qu’il vous faudra maintenir à jour un registre comptable des clients dont vous attendez encore le règlement. N’attendez pas l’expiration de l’échéance de paiement stipulée dans les clauses de vos contrats pour débuter vos relances clients. Commencez à solliciter amicalement peu de temps avant l’échéance, puis progressez graduellement au gré des relances infructueuses.

Sollicitez vos clients plus officiellement une fois le délai dépassé puis n’hésitez pas à solliciter une agence spécialisée dans le recouvrement de créances. Si malgré tous vos efforts rien n’aboutit, il vous faudra envisager d’engager des procédures judiciaires.

Relancez vos clients plus formellement une fois le délai dépassé puis n’hésitez pas à faire appel à une agence spécialisée dans le recouvrement de créances. Si malgré tous vos efforts rien n’y fait, il vous faudra penser à engager des procédures judiciaires.

🔎 À savoir : Automatiser vos relances peut vous permettre de gagner en efficience. À l’inverse, personnaliser les messages contribue à la préservation de la relation client. À vous d’identifier l’équilibre optimal. Selon votre budget, vous pouvez tenter de dénicher un logiciel de comptabilité gratuit qui vous fera économiser du temps et de l’argent.

Gérer efficacement vos créances clients en comptabilité s’avère essentiel pour garantir une trésorerie équilibrée. Par l’instauration de ces diverses stratégies, et en adoptant des méthodes performantes, tant pour le monitoring que pour vos relances, vous pourrez réduire au maximum les retards de paiement et ainsi optimiser les liquidités disponibles pour effectuer de meilleurs placements de la trésorerie de votre entreprise.

Pour une gestion optimale de vos créances, n’hésitez pas à nous solliciter. Notre équipe d’experts est disposée à vous accompagner dans vos différentes relances pour recouvrer vos créances.

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Freelance et facture : modèle et procédé

Facturer en tant que freelance

Sommaire - Facturation et comptabilité

Pourquoi facturer en tant que freelance ?

Facturer correctement en tant que freelance garantit dans un premier temps une gestion financière rigoureuse et essentielle pour la pérennité de votre activité, mais bien rédiger ses factures permet également de suivre les règlements, et ainsi démontrer facilement la légalité de vos transactions dans le cas d’un contrôle.

Dans un second temps, la facturation influence directement votre crédibilité professionnelle. Une facture claire et conforme aux exigences légales témoigne de votre sérieux et de votre professionnalisme, ce qui renforce la confiance que vous accordent vos clients.

Enfin, la facturation constitue avant tout un outil de gestion administrative. Elle vous permet de :

  • Suivre vos revenus.
  • Gérer vos charges.
  • Préparer vos déclarations fiscales.

Si bien facturer n’est pas seulement une obligation légale, mais aussi une bonne pratique pour assurer la pérennité de votre activité freelance, notre société de recouvrement DCN Recouvrement vous présente dans cet article les mentions obligatoires à inclure dans vos factures, les meilleurs outils de facturation disponibles pour les freelances, et vous met à disposition un modèle de facture type.

Pourquoi facturer en tant que freelance ?

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture freelance ?

Afin d’assurer la conformité légale et la validité de vos transactions, il est essentiel de respecter les mentions obligatoires sur vos factures de freelance. Ces éléments ne constituent pas uniquement des formalités administratives, mais représentent également d’excellents indicateurs de professionnalisme et de rigueur.

Les éléments légaux indispensables

Établir une facture en tant que freelance ne fait pas exception à la règle et doit obligatoirement contenir certaines informations pour être conforme aux exigences légales. Voici les éléments légaux indispensables que vous devez inclure :

  • Nom et adresse : Vos coordonnées complètes, ainsi que celles de votre client.
  • Numéro SIRET : Votre numéro d’identification au répertoire des entreprises.
  • Date de la facture : La date à laquelle la facture est émise.
  • Numéro de facture : Un numéro unique pour chaque facture, permettant une identification aisée.
  • Description des services : Une description précise des prestations fournies, incluant les quantités et les tarifs unitaires.
  • Montant total à payer : Le montant total dû par le client, incluant la TVA si applicable.
  • Conditions de paiement : Les modalités et délais de règlement, ainsi que les pénalités de retard éventuelles.

La conformité légale

Le respect du cadre juridique en matière de facturation constitue un pilier fondamental pour prévenir les contentieux et échapper aux pénalités administratives. Effectivement, l’intégration systématique de l’ensemble des mentions légales requises garantit la validité juridique de vos documents comptables et leur force probante lors d’un contrôle fiscal ou d’une procédure judiciaire, vous offrant ainsi une protection juridique optimale.

Une facture rigoureusement structurée et respectueuse de la réglementation génère un climat de confiance auprès de votre clientèle tout en consolidant votre crédibilité professionnelle. La précision et la transparence de votre document commercial diminuent considérablement les zones d’ombre susceptibles d’engendrer des incompréhensions ou des disputes contractuelles avec vos partenaires commerciaux, optimisant par conséquent l’efficacité du processus de recouvrement des créances.

Cette approche méthodique de la facturation s’inscrit dans une démarche préventive qui facilite grandement les opérations de recouvrement amiable et renforce la position du créancier en cas de procédure contentieuse.

Modèle de facture pour freelance

Vous vous interrogez certainement sur la méthode optimale pour concevoir une facture performante en qualité de travailleur indépendant ? Afin de satisfaire cette préoccupation légitime, DCN Recouvrement met à votre disposition un modèle de facture spécialement conçu pour les freelances, vous permettant ainsi de disposer d’un template professionnel, transparent et parfaitement organisé pour l’ensemble de vos opérations commerciales.

Cette ressource pratique vous accompagne dans l’élaboration de documents comptables conformes aux exigences légales tout en optimisant vos chances de recouvrement rapide des créances. Un modèle bien conçu constitue un atout majeur pour sécuriser vos relations commerciales et prévenir les retards de paiement qui peuvent impacter la trésorerie des professionnels indépendants.

Présentation d'un modèle type de facture

L’architecture d’une facture destinée aux travailleurs indépendants comprend plusieurs composantes essentielles :

La partie supérieure doit intégrer votre identité visuelle, raison sociale, domiciliation complète, numéro d’identification SIRET ainsi que l’ensemble des informations de contact de votre client.

Concernant les mentions réglementaires obligatoires, elles doivent impérativement figurer dans le corps du document : date de création, référence unique de facturation, détail précis des prestations ou biens livrés accompagnés de descriptions explicites, volumes, prix unitaires et échéances de réalisation.

Il convient également de faire apparaître distinctement le montant hors taxe, la valeur de la TVA (selon votre régime fiscal), et le montant total taxes incluses.

Veillez particulièrement à spécifier les conditions et échéances de règlement, de même que les majorations pour retard de paiement prévues par la loi.

La section inférieure sert habituellement à mentionner vos références bancaires et les mentions légales complémentaires.

Cette structuration méthodique facilite non seulement la compréhension du document par le débiteur, mais optimise également l’efficacité des procédures de recouvrement en cas de défaillance de paiement.

modèle de facture freelance
Téléchargez gratuitement le modèle de facture pour freelance​ 👇

Quelques conseils pour personnaliser votre facture

Il demeure tout à fait envisageable de personnaliser votre template de facturation de manière à ce qu’il traduise fidèlement votre secteur d’expertise et votre identité corporative distinctive.

L’intégration de votre palette chromatique, de vos typographies caractéristiques et de vos éléments visuels issus de votre charte graphique permet d’assurer une harmonisation stylistique entre l’ensemble de vos supports de communication professionnels.

Cette démarche de cohérence visuelle renforce la reconnaissance de votre marque et témoigne d’un professionnalisme qui inspire confiance aux créanciers. Un document personnalisé et soigné facilite également la mémorisation de votre entreprise par vos partenaires commerciaux.

Au-delà de l’aspect esthétique, cette uniformisation graphique contribue à optimiser votre processus de recouvrement des impayés en renforçant la crédibilité de vos documents comptables. Les débiteurs accordent généralement davantage de sérieux aux factures présentant une apparence professionnelle et cohérente avec l’image de l’entreprise créancière.

✅ Point important : Différents outils de gestion comptable offrent la possibilité de compléter de façon automatisée les données répétitives, telles que les informations de contact ou les prix habituels, vous permettant ainsi d’optimiser votre productivité tout en minimisant les risques d’erreurs de saisie. Par ailleurs, il est possible d’ajuster vos documents de facturation en cohérence avec l’estimation ou l’accord contractuel établi avec votre client afin d’assurer une correspondance exacte et une approche sur-mesure.

Cette automatisation présente un double avantage : elle accélère le processus de facturation tout en garantissant la cohérence des informations transmises. Un document précis et personnalisé selon les termes convenus renforce la relation commerciale et facilite grandement les opérations de recouvrement de créances en cas de contestation.

L’alignement entre facture et engagement contractuel préalable constitue également un élément déterminant pour la validité juridique du document en cas de procédure de recouvrement contentieux.

Les outils de facturation pour freelance

Dans l’optique d’améliorer l’administration de vos documents comptables en qualité de travailleur indépendant, le recours à des solutions de facturation dédiées facilitera considérablement vos démarches administratives, vous octroyant ainsi un gain de temps substantiel.

Ces plateformes spécialisées intègrent généralement des fonctionnalités avancées de suivi des paiements et d’automatisation des relances, optimisant par conséquent votre stratégie de recouvrement des créances. L’efficacité de ces outils se révèle particulièrement précieuse pour les professionnels indépendants qui doivent concilier activité commerciale et gestion administrative.

L’adoption d’une solution technologique adaptée permet également de centraliser l’ensemble de vos données financières et de disposer d’indicateurs de performance pour analyser vos délais de paiement et identifier les clients présentant des risques d’impayés récurrents.

Comparaison des meilleurs logiciels de facturation

Voici une présentation synthétique des plateformes de facturation dédiées aux travailleurs indépendants les plus reconnues :

  • Facture.net : Solution accessible sans frais et intuitive, particulièrement recommandée pour les professionnels novices. Cette plateforme propose les fonctionnalités essentielles telles que l’élaboration de documents comptables et le monitoring des règlements, facilitant ainsi le suivi des créances en cours.
  • QuickBooks : Application largement plébiscitée, notamment au sein des TPE et PME. Elle déploie des capacités étendues incluant l’administration des charges, la génération de bilans financiers approfondis et diverses options de comptabilité intégrée, optimisant le processus de recouvrement grâce à ses outils d’analyse.
  • Zoho Invoice : Autre solution gratuite permettant l’élaboration de factures sur-mesure, le contrôle des encaissements et l’administration de la clientèle. Zoho propose également une interconnexion avec les autres modules de l’écosystème Zoho, créant un environnement de travail unifié.

Ces outils technologiques constituent des alliés précieux pour prévenir les retards de paiement et structurer efficacement vos démarches de recouvrement amiable.

Avantages d'utiliser un logiciel de facturation

Les plateformes de facturation numérique procurent de multiples bénéfices déterminants susceptibles de révolutionner l’administration de votre activité indépendante. Elles génèrent un bénéfice temporel substantiel par le biais de la mécanisation de l’élaboration documentaire, de l’expédition des notifications de règlement, ainsi que de la production d’analyses financières détaillées.

Cette mécanisation diminue parallèlement les inexactitudes, les zones de saisie prédéfinies et les computations automatisées limitant les probabilités d’erreurs de manipulation. Ces solutions optimisent le monitoring des encaissements, vous offrant la possibilité de tracer aisément les créances en souffrance, d’administrer les versements échelonnés, et de transmettre des alertes programmées aux débiteurs défaillants.

Cette approche technologique s’avère particulièrement efficace pour structurer vos procédures de recouvrement amiable et identifier rapidement les clients présentant des risques d’impayés chroniques.

De surcroît, la compatibilité avec d’autres solutions de gestion financière ou comptable demeure réalisable et contribue à rationaliser l’administration générale de votre structure professionnelle, créant un écosystème numérique cohérent pour votre stratégie de recouvrement des créances.

Pourquoi est-ce essentiel de bien gérer la facturation en tant que freelance ?

En définitive, l’établissement de documents comptables pour un travailleur indépendant constitue une mission exigeant méticulosité et exactitude.

Une démarche de facturation irréprochable permet de prévenir les contentieux, d’assurer un monitoring optimal de vos encaissements, et par conséquent de consolider votre réputation professionnelle. Cette approche favorise également une structuration administrative performante, propice au développement et à la stabilité de votre entreprise individuelle.

L’adoption de bonnes pratiques en matière de facturation représente un investissement stratégique dans la santé financière de votre activité, réduisant significativement les risques d’impayés et optimisant vos flux de trésorerie.

Pour bénéficier de conseils personnalisés et de solutions de recouvrement calibrées selon vos spécificités professionnelles, nous vous invitons à prendre contact avec nos équipes via notre interface de communication dédiée. Notre savoir-faire reconnu dans le domaine du recouvrement de créances destiné aux professionnels indépendants vous accompagnera dans l’optimisation de votre gestion comptable et la sécurisation de vos revenus d’activité.

Notre expertise vous permettra de transformer vos procédures de recouvrement en avantage concurrentiel durable.

La taxe sur la valeur ajoutée incombe au destinataire qui réceptionne le document comptable émis par le travailleur indépendant. Ce dernier a l’obligation d’intégrer la TVA au montant de ses prestations et de la percevoir afin de la transférer ultérieurement aux services fiscaux. Il demeure essentiel de faire figurer explicitement le pourcentage de TVA en vigueur sur le document de facturation.

Cette transparence fiscale constitue non seulement une obligation légale, mais également un gage de professionnalisme qui renforce la confiance commerciale. Une facturation claire et conforme aux exigences fiscales facilite grandement les opérations de recouvrement en évitant les contestations liées à des ambiguïtés sur les montants dus.

Les freelances soumis au régime réel d’imposition doivent particulièrement veiller à cette précision, car toute inexactitude peut compromettre la validité de leur document et compliquer les procédures de recouvrement de créances en cas de litige avec le débiteur.

Une gestion rigoureuse de la TVA sur les factures contribue ainsi à prévenir les retards de paiement et à sécuriser les relations commerciales.

Effectivement, le template de facturation mis à disposition peut être adapté selon votre identité visuelle personnalisée. Il vous est possible de personnaliser la palette chromatique, les typographies et d’intégrer votre signature graphique. Cette solution convient à l’ensemble des travailleurs indépendants, qu’il s’agisse de professionnels du numérique, de créateurs graphiques ou de tout autre secteur d’expertise.

Cette flexibilité de personnalisation représente un atout considérable pour renforcer la reconnaissance de votre marque personnelle et projeter une image cohérente à travers tous vos documents commerciaux. Un modèle aligné sur votre charte graphique inspire davantage confiance aux clients et facilite la mémorisation de votre activité.

Au-delà de l’aspect esthétique, cette uniformisation contribue à optimiser l’efficacité de vos démarches de recouvrement. Les débiteurs accordent généralement plus de crédit aux factures présentant une apparence soignée et professionnelle, ce qui peut réduire les délais de paiement et prévenir les situations d’impayés.

Cette approche personnalisée s’avère particulièrement bénéfique pour établir une stratégie de recouvrement préventive efficace.

Effectivement, le numéro d’identification SIRET demeure impératif sur tout document comptable émis par un travailleur indépendant. Il constitue l’identifiant unique au registre des structures entrepreneuriales et s’avère indispensable pour la conformité juridique du document de facturation. En l’absence de cette référence, votre facture risque d’être qualifiée de non réglementaire au regard des obligations légales.

Cette mention obligatoire revêt une importance capitale dans le cadre des procédures de recouvrement, car elle authentifie l’identité du créancier et confère une force probante au document. Les tribunaux et les professionnels du recouvrement accordent une attention particulière à cette conformité lors de l’évaluation de la validité des créances.

L’omission du SIRET peut compromettre sérieusement vos démarches de recouvrement contentieux et affaiblir votre position juridique face à un débiteur défaillant. Cette négligence administrative peut également être invoquée par le client pour contester la validité de la facture et retarder le règlement.

Une facturation rigoureusement conforme aux exigences réglementaires constitue donc le fondement d’une stratégie de recouvrement de créances efficace et sécurisée.

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Relance pour facture impayée : comment automatiser ?

Relance pour facture impayée

Relance pour facture impayée : comment automatiser ?

Avoir une facture impayée constitue un fléau pour les entreprises, quelle que soit leur dimension et leur volume d’affaires. L’impact sur une TPE ou une PME peut toutefois s’avérer plus conséquent que pour une grande entreprise. La question qui nous revient fréquemment : « Pensez-vous réellement que nous disposons du temps pour relancer les impayés ? ». Et bien la réponse est… oui ! Puisque vous pouvez vous affranchir de cette tâche fastidieuse en automatisant l’ensemble de votre processus de relance. Relance de vos factures impayées et recouvrement de créances, DCN Recouvrement vous présente les 6 étapes à suivre pour tout automatiser !

Sommaire - La sauvegarde d'entreprise

Relance pour facture impayée : comment automatiser ?

1. Pré-requis : établir des règles de relances

Avant même d’affronter un impayé, vous devez envisager l’étape de l’administration des relances. À quel moment la première relance doit-elle être expédiée ? Quelle est la périodicité pour transmettre les relances ultérieures ? À quel instant dois-je adresser une mise en demeure ? À quel moment dois-je solliciter une société de recouvrement de créances ?

Téléchargez votre modèle de lettre de relance

Ces multiples interrogations s’avèrent fondamentales pour pouvoir établir votre processus de relance. À titre d’exemple, une première relance peut être transmise 7 jours après l’échéance, suivie de rappels tous les 15 jours. Après trois relances, vous pouvez ensuite expédier une lettre de mise en demeure qui marquera l’initiation d’une procédure de recouvrement amiable.

2. Choisir le bon logiciel de gestion de vos factures, et par conséquent, de vos créances

Sur le marché, il existe de nombreuses solutions vous proposant diverses fonctionnalités adaptées au recouvrement de créances. Dans des logiciels de CRM comme Axonaut, vous pouvez même découvrir des fonctionnalités vous permettant d’automatiser la gestion des relances. Cela vous permet de rassembler votre CRM ainsi que votre logiciel de gestion des créances en 1 seul et unique outil.

3. Personnaliser les messages de relance

On ne vous le dira jamais assez : personnalisez vos relances. L’objectif n’est pas de détériorer votre relation client. Dans votre CRM ou dans votre logiciel de relance, vous avez la possibilité de personnaliser les relances que vous adressez à votre client. Que ce soit l’adresse ou encore les détails précis de la facture impayée, personnaliser vous permet de préserver votre relation client et de faire comprendre à votre client que la relance lui est bien spécifiquement destinée.

4. Automatiser les rappels téléphoniques

L’automatisation des rappels téléphoniques peut considérablement optimiser l’efficacité de votre processus de recouvrement de créances. Attention toutefois à votre relation client. En automatisant les rappels téléphoniques, vous créez une distance entre votre entreprise et votre client débiteur.

Paramétrer des scripts d'appels

Vous avez la possibilité de configurer des scripts d’appels qui peuvent être lus par les systèmes de voix automatisée ou par les agents virtuels. Ces scripts doivent contenir l’ensemble des informations relatives à votre client débiteur comme le montant dû de la facture impayée, la date d’échéance de l’impayé, les modalités de règlement disponibles, etc.

Intégrer les appels téléphoniques à votre CRM

Pour synchroniser les données clients avec les rappels, vous pouvez intégrer l’automatisation des rappels téléphoniques à votre CRM. Cela va vous permettre de conserver une trace des interactions, de suivre les réponses de vos clients débiteurs et de planifier des suivis adaptés.

ℹ️ Chiffres clés Selon une étude de Salesforce, les entreprises utilisant un CRM constatent une progression de 29% de leur satisfaction client et une hausse de 34% de leur productivité commerciale.

5. Utiliser les paiements en ligne

Le paiement en ligne

Proposer un règlement en ligne peut vous permettre de vous libérer du temps et de poursuivre dans la phase d’automatisation des relances. Imaginez qu’une fois la relance effectuée, votre client n’ait même pas besoin de vous contacter pour régler, et n’ait pas non plus besoin de se rendre sur son application bancaire pour effectuer un virement. Imaginez une page entièrement dédiée au règlement de la facture, avec la possibilité d’un paiement via PayPal, via Apple Pay ou par carte bancaire.

Des plateformes en ligne sécurisées vous permettent de réaliser des transactions rapides, réduisant ainsi les obstacles au paiement pour vos clients.

Les liens de paiement sécurisés

Sans même passer par ces plateformes, vous pouvez intégrer des liens de règlement directs dans vos e-mails de relance et autres communications automatisées. Ces liens vont rediriger vos clients vers une page de paiement en ligne où ils pourront acquitter leur facture en quelques clics seulement.

🛠️ Outil de la rédaction La plateforme Brevo vous offre la possibilité de créer des liens de règlement que vous pouvez intégrer dans vos communications. Via l’API Brevo, vous pouvez aussi créer une interconnexion entre votre fichier client et la plateforme, qui va vous permettre de créer des liens de paiement de masse.

6. Segmenter vos clients

La segmentation de votre clientèle va vous permettre d’adapter votre stratégie de relance. Vous avez des clients qui ont l’habitude d’être de mauvais payeurs ? Vous avez plusieurs factures impayées pour un même client ? Certains attendent constamment de nombreuses relances avant même de vous régler ?

N’hésitez pas à le référencer dans votre fichier client. Ces différentes caractéristiques vont vous permettre d’aborder vos clients différemment et d’optimiser vos relances. En effet, vous pouvez durcir votre processus de relance pour les personnes ayant l’habitude de vous payer avec du retard.

Vous pouvez par exemple classer vos typologies clients en plusieurs catégories :

  • Clients réguliers : ces clients règlent à temps la plupart du temps
  • Clients à risque : ces clients ont un historique de paiements tardifs ou de créances impayées
  • Clients stratégiques : ces clients représentent une part importante de votre chiffre d’affaires, attention à ne pas les brusquer !

Si vous considériez que la relance des factures et le recouvrement des créances constituent des missions chronophages et pénibles, nous détenons la solution pour vous faciliter l’existence. Au-delà du fait que la relance automatisée vous permette d’épargner du temps, cela vous autorise à diminuer vos échéances de règlement. Vous pouvez employer un logiciel de facturation ou un CRM pour l’automatisation de vos relances, sans forcément engager un budget astronomique pour pouvoir récupérer vos fonds dans les délais.

Sachez que même si vous sollicitez une société de recouvrement de créances, l’automatisation des relances peut demeurer indispensable.

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