Catégorie : Facturation et comptabilité

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Comment gérer et optimiser une trésorerie ?

Optimisation de trésorerie : Comment gérer et optimiser une trésorerie ?

Comment gérer et optimiser une trésorerie ?

La trésorerie correspond à l’argent disponible pour une entité. C’est un terme qui englobe les disponibilités d’une entreprise c’est-à-dire l’argent liquide de la caisse, les soldes présents sur les comptes bancaires ainsi que tous les actifs financiers qui sont aisément convertibles en liquide. Tous ses éléments sont essentiels pour une bonne gestion de la trésorerie assurant ainsi une stabilité financière et une meilleure gestion des imprévus. Si vous souhaitez en savoir davantage sur le sujet, je vous invite à consulter notre article de blog : “Comment optimiser sa trésorerie et gérer les impayés” ?

Optimisation de trésorerie : Comment gérer et optimiser une trésorerie ?
Optimiser et gérer une trésorerie

Quelle est l'importance d'une gestion efficace de la trésorerie ?

La gestion des flux de trésorerie est l’ensemble des entrées et sorties d’argent dans une entreprise.

Qu'est-ce que la gestion de la trésorerie ?

  • Gestion des encaissements : Il s’agit de l’organisation des transactions d’une entité, comprenant la collecte des paiements des clients, la gestion des décaissements aux fournisseurs, ainsi que la surveillance des flux monétaires entrants et sortants.
  • Des paiements : Ce sont les différentes transactions financières où de l’argent est transféré d’une partie à une autre pour régler une dette, un achat ou un service.
  • Des investissements et des emprunts : Les investissements consistent à placer de l’argent dans des actifs en vue de générer un profit, tandis que les emprunts permettent de contracter des prêts pour répondre à des besoins financiers.

Les objectifs de la gestion de trésorerie

La gestion de la trésorerie permet de remplir différents objectifs tels que : La gestion de la trésorerie permet de remplir différents objectifs tels que : 

  • Maximiser la liquidité de l’entité : Augmenter la disponibilité immédiate d’argent ou d’actifs facilement convertibles en argent liquide pour faire face à ses besoins financiers.
  • Améliorer la rentabilité de l’entité : L’objectif est d’accroître les bénéfices nets ou le rendement financier global d’une entité pour optimiser la rentabilité.
  • Réduire les incapacités de paiement : Diminuer les situations où une entité ne peut pas honorer ses obligations financières à temps.
  • Minimiser les coûts inutiles : Réduire les dépenses non essentielles dans les opérations de l’entreprise.

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Quelles sont les stratégies pour une gestion de la trésorerie efficace ?

En optimisant votre besoin en fond de roulement (BFR), vous optimisez votre trésorerie. En maîtrisant le cycle opérationnel de votre entreprise, vous pouvez réduire les délais de paiement clients et fournisseurs, rentabiliser vos stocks pour éviter des liquidités supplémentaires. Cela permet d’avoir les ressources financières nécessaires pour investir dans l’expansion de votre entreprise.

Utilisation d'un plan d'amortissement de créances sur le long terme

Le principe d’un plan d’amortissement permet de planifier de manière progressif les créances d’une entité sur une période donnée réduisant le risque de non-paiement du client.

Il permet donc de planifier les entrées d’une trésorerie permettant de réduire les risques financiers. Ce processus permet d’offrir au client une certaine flexibilité au client permettant d’améliorer la relation entre le créancier et le débiteur

Le plan d’amortissement permet de récupérer l’argent de manière plus structuré et d’offrir au client une solution de paiement flexible.

Le plan financier

Une fois le flux de trésorerie terminé, il faut ensuite créer un plan financier pour garantir l’optimisation de la trésorerie. Pour cela, il est conseillé de construire ses propres indicateurs de gestion. Pour réaliser ce plan financier, vous pouvez élaborer des plans de trésorerie :

  • Le plan annuel : Il offre une vision globale de votre trésorerie, incluant les principales dépenses et recettes ponctuelles.
  • Le plan mensuel : Il est établi en début de mois, fournit une vision à moyen terme avec des objectifs réalisables.
  • Le plan quotidien : Il se base sur les flux journaliers et permet de visualiser le solde de la trésorerie à tout moment.

Optimiser votre trésorerie avec le fond de roulement

En optimisant votre besoin en fond de roulement (BFR), vous optimisez votre trésorerie. En maîtrisant le cycle opérationnel de votre entreprise, vous pouvez réduire les délais de paiement clients et fournisseurs, rentabiliser vos stocks pour éviter des liquidités supplémentaires. Cela permet d’avoir les ressources financières nécessaires pour investir dans l’expansion de votre entreprise.

L'usage de solutions technologiques

Il existe de nombreux outils informatiques permettant d’automatiser les processus financiers pour consulter plus rapidement les flux de trésorerie. Ces outils sont accessibles via des plateformes et facilitent la gestion des paiements fournisseurs, des investissements et des encaissements clients de manière plus efficace. Il est donc recommandé d’investir dans des solutions de gestion automatisée de trésorerie telles que celle proposée par Fygr.

Analyse approfondie et projections

Lorsque une entreprise souhaite gérer et optimiser sa trésorerie, il est impératif de faire une estimation de son flux de trésorerie. Il faut planifier à l’avance les paiements fournisseurs et les encaissements clients, mais ça ne s’arrête pas là, il faut savoir gérer les impayés.

En effet, les retards de paiement sont une menace pour la trésorerie. Autrement dit, si la trésorerie n’est plus alimentée, l’entreprise a de fortes chances d’être en faillite. De plus, les impayés peuvent impacter le cashflow disponible. En cas de retards de paiement, cela peut entraîner une augmentation de votre besoin en fonds de roulement. C’est pourquoi il est nécessaire d’appliquer des techniques de recouvrement efficace et personnalisée de recouvrement de créances et d’utiliser des outils pour récupérer rapidement les montants dus.

En récupérant plus rapidement les impayés, cela permet d’augmenter le cashflow et donc d’optimiser sa trésorerie pour une gestion optimale de ses liquidités.

Pour faciliter la tâche, il est conseillé d’utiliser des algorithmes avancés comme Excel pour permettre une analyse détaillée de la trésorerie, en obtenant rapidement un résumé précis de vos dépenses.

Impact de l'image de marque durant le processus de recouvrement

En gérant le recouvrement de ses créances, cela permet à la fois d’optimiser sa trésorerie et cela affecte de manière positive l’image de marque. En effet si le processus de recouvrement se fait de manière respectueuse et transparente avec le débiteur conduit à des relations positives et donc de fidéliser la clientèle   

En conclusion...

En conclusion, la gestion et l’optimisation de la trésorerie sont essentielles pour assurer le bon fonctionnement de son entreprise. En contrôlant parfaitement les flux de trésorerie et le fonds de roulement, et en utilisant des outils technologiques adaptés pour optimiser le processus financier, il devient possible de gérer et d’optimiser les dépenses, d’améliorer la rentabilité, et donc de prévoir les besoins futurs.

La trésorerie permet de quantifier les liquidités disponibles. Elle est donc essentielle pour toute organisation qui est amenée à gérer des flux d’argent. Une bonne gestion de la trésorerie permet d’organiser et gérer ses dépenses, et sécuriser des fonds immédiatement disponibles, mais aussi d’analyser les implications pour des placements à plus long terme.

Ainsi, une meilleure anticipation sur la situation financière d’un organisme permet d’atteindre un point d’équilibre. Le but d’une entreprise est d’avoir suffisamment de liquidité pour payer ses factures pour ne pas laisser de l’argent inactif sur ses comptes.

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Comment calculer la TVA ?

TVA déductible

Comment calculer la TVA ?

La TVA, taxe sur la valeur ajoutée, est une composante du système fiscal français, ayant un rôle important dans la trésorerie des entreprises. Dans cet article, nous vous éclairons sur la récupération de la TVA, les différents types de TVA, les régimes de déclaration ainsi que la gestion de la TVA par une société de recouvrement lorsque vous avez un impayé. 

TVA déductible
Comment calculer la TVA ? Quelles différences entre TVA déductible et TVA récupérable ?

Qu'est-ce que la TVA ?

La TVA est un impôt indirect introduit en 1954 en France. Elle est prélevée par les entreprises sur la vente de biens et de services et est ensuite reversée à l’État. En d’autres termes, chaque entreprise collecte la TVA auprès de ses clients et la paie sur ses achats à ses fournisseurs. La TVA perçue par l’entreprise sur ses ventes est appelée TVA collectée, tandis que la TVA payée sur les achats est appelée TVA déductible.

En bref, l’entreprise qui récupère la TVA à la charge de reverser à l’administration. Les entreprises assujetties bénéficient du mécanisme de récupération de TVA.   

Les taux de TVA

La TVA se décline en plusieurs taux en fonction des produits et des services : 

  • 20% : Il s’agit du taux normal, applicable à la majorité des biens et services.
  • 10% : Ce taux intermédiaire s’applique à certains secteurs comme la restauration, les produits alimentaires et les transports.
  • 5,5% : Ce taux réduit concerne des éléments dit “essentiels” comme l’électricité, les boissons et les produits alimentaires non transformés.
  • 0% : Dans certains cas spécifiques, notamment certaines transactions entre entreprises, il n’y a pas de TVA applicable.

Vous souhaitez calculer une valeur HT en TTC ? Utilisez notre convertisseur HT TTC.  

TVA collectée et TVA déductible

La TVA collectée est la taxe perçue par l’entreprise lors de la vente de ses biens ou services.

Par exemple, si une entreprise vend un produit pour 1000,00€ HT avec une TVA de 20%, elle percevra 200,00€ de TVA, montant qu’elle doit ensuite reverser à l’État. 

Télécharger la fiche mémo

En revanche, la TVA déductible est la taxe que l’entreprise paie sur ses achats auprès de ses fournisseurs. Cette TVA peut être déduite de la TVA collectée, réduisant ainsi le montant à reverser à l’État. 

Par exemple, si cette entreprise achète un ordinateur pour 1000,00€ HT avec une TVA de 20%, elle paiera 200,00€ de TVA déductible. Si la TVA collectée est de 400,00€ et la TVA déductible de 200,00€, l’entreprise reversera seulement la différence, soit 200,00€.

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La récupération de la TVA

Récupérer la TVA présente plusieurs avantages pour les entreprises. Tout d’abord, cela permet de réaliser des économies significatives en réduisant les coûts opérationnels. En effet, la TVA payée sur les achats peut être récupérée, ce qui réduit le coût final des biens et services acquis par l’entreprise. De plus, la récupération de la TVA améliore la trésorerie de l’entreprise en minimisant les fonds immobilisés. Cela permet également de respecter ses obligations, évitant ainsi les pénalités et les amendes pouvant être liées à une non-conformité fiscale.  

Les types de TVA déductibles

Les entreprises peuvent récupérer la TVA sur divers types de dépenses :

  • Achats de biens : cela inclut les équipements, ordinateurs, matériel de bureau et véhicules professionnels
  • Services : les honoraires de consultants, les services de maintenance et autres prestations de services sont également éligibles
  • Frais généraux : les dépenses courantes comme le loyer, l’électricité et les fournitures de bureau peuvent également faire l’objet de récupération de TVA 

Récupérer la TVA déductible

Pour récupérer la TVA, les entreprises doivent respecter certaines conditions. Premièrement, elles doivent disposer des factures d’achat originales justifiant la demande de remboursement. Ces factures doivent être établies au nom de l’entreprise et les dépenses doivent être directement liées à l’activité de l’entreprise. La demande de remboursement peut être effectuée votre compte fiscal en ligne pour les professionnels. 

Voici la liste des conditions pour récupérer votre TVA : 

  • La demande de remboursement doit être justifiée par la facture d’achat originale
  • Les dépenses à rembourser doivent servir à l’activité de l’entreprise
  • Les factures doivent être au nom de l’entreprise
  • La TVA doit être exigible chez le vendeur

À la fin du compte, trois possibilités se présentent à vous en ce qui concerne la TVA : 

  • TVA à payer : vous devez payer de la TVA lorsque la TVA collectée durant les encaissements est supérieure à la TVA qu’on va déduire
  • TVA à crédit : l’État vous rend de la TVA dans la mesure où vous avez plus de TVA déductible que collectée
  • TVA nulle : votre TVA collectée et déductible se compensent, vous ne devez plus rien et l’État ne vous doit rien 

Régimes de délcaration de la TVA

Il existe plusieurs régimes de déclaration de la TVA en France, adaptés à la taille et au type d’entreprise. Le régime simplifié permet une déclaration annuelle avec des acomptes semestriels, mais il est moins recommandé en raison des risques de surprise de trésorerie. Le régime trimestriel, qui prévoit des déclarations et paiements trimestriels, est souvent préféré pour une gestion plus régulière de la trésorerie. Enfin, le régime mensuel permet des déclarations mensuelles, offrant une visibilité sur la trésorerie de l’entreprise et permettant d’éviter les surprises financières. 

Gestion des impayés et TVA

Lorsqu’une entreprise fait face à des impayés, elle doit néanmoins reverser la TVA collectée à l’État, ce qui peut créer un décalage de trésorerie. Donc indépendamment du montant collecté, vous devez payer la TVA que vous êtes censé collecter auprès de vos clients. Pour récupérer la TVA sur une facture impayée, l’entreprise doit fournir un certificat d’irrécouvrabilité, justifiant que la facture ne sera jamais payée. Ce certificat doit être accompagné de preuves de relance et de mise en demeure envoyées au client. En cas de procédures collectives, comme la liquidation judiciaire, l’entreprise peut également demander le remboursement de la TVA sur les créances irrécouvrables, en suivant les procédures.   

En conclusion...

La gestion de la TVA et des impayés à une place importante dans la trésorerie d’une entreprise. En comprenant les différents types de TVA, les avantages de la récupération, et en choisissant le bon régime de déclaration, vous pouvez optimiser votre trésorerie et éviter les décalages financiers. Une bonne gestion des impayés, notamment par l’utilisation de certificat d’irrécouvrabilité, permet de minimiser l’impact sur votre trésorerie.  

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Freelance et facture : modèle et procédé

Facturer en tant que freelance

Sommaire - Facturation et comptabilité

Pourquoi facturer en tant que freelance ?

Facturer correctement en tant que freelance assure dans un premier temps une administration financière rigoureuse et indispensable pour la viabilité de votre activité, mais bien rédiger ses factures permet aussi de suivre les paiements, et ainsi prouver facilement la légalité de vos transactions dans le cas d’un contrôle.

Dans un second temps, la facturation influence directement votre crédibilité professionnelle. Une facture claire et conforme aux exigences légales montre votre sérieux et votre professionnalisme, ce qui renforce la confiance dont disposent vos clients à votre égard.

Enfin, la facturation est avant tout un outil de gestion administrative. Elle vous permet de :

  • Suivre vos revenus.
  • Gérer vos charges.
  • Préparer vos déclarations fiscales.

Si bien facturer n’est pas seulement une obligation légale, mais aussi une bonne pratique pour assurer la pérennité de votre activité freelance, notre société de recouvrement DCN Recouvrement vous présente dans cet article les mentions obligatoires à inclure dans vos factures, les meilleurs outils de facturation disponibles pour les freelances, et vous met à disposition un modèle de facture type.

Pourquoi facturer en tant que freelance ?

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture freelance ?

Afin de garantir la légalité et la validité de vos transactions, il est important de respecter les mentions obligatoires sur vos factures de freelance. Ces éléments ne sont pas que des formalités administratives, mais aussi de très bons indicateurs de professionnalisme et de rigueur.

Les éléments légaux indispensables

Faire une facture en tant que freelance ne déroge pas à la règle et doit obligatoirement contenir certaines informations pour être conforme aux exigences légales. Voici les éléments légaux indispensables que vous devez inclure :

  • Nom et adresse : Vos coordonnées complètes, ainsi que celles de votre client.
  • Numéro SIRET : Votre numéro d’identification au répertoire des entreprises.
  • Date de la facture : La date à laquelle la facture est émise.
  • Numéro de facture : Un numéro unique pour chaque facture, permettant une identification facile.
  • Description des services : Une description détaillée des prestations fournies, incluant les quantités et les tarifs unitaires.
  • Montant total à payer : Le montant total dû par le client, incluant la TVA si applicable.
  • Conditions de paiement : Les modalités et délais de paiement, ainsi que les pénalités de retard éventuelles.

La conformité légale

Respecter les obligations légales quand on parle de facturation est nécessaire pour éviter des litiges et des sanctions. En effet, en incluant toutes les mentions obligatoires, vous vous assurez que vos factures sont valides et opposables en cas de contrôle fiscal ou de litige, vous offrant une sécurité non négligeable.

Une facture bien détaillée et conforme inspirera confiance à vos clients et renforce positivement votre image professionnelle. La clarté de celle-ci réduira d’autant plus les risques de malentendus et de différends avec vos clients, ce qui permettra d’ainsi faciliter le recouvrement des paiements.

Modèle de facture pour freelance

Vous vous demandez peut-être comment structurer efficacement une facture en tant que freelance ? C’est pour répondre à ce besoin que DCN Recouvrement vous met à disposition un exemple de facture pour freelance pour que vous puissiez utiliser un modèle de facture clair et correctement structuré pour vos transactions.

Présentation d'un modèle type de facture

La structure générale d’une facture de freelance inclus les sections suivantes :

L’en-tête doit contenir votre logo, nom, adresse, numéro SIRET et les coordonnées complètes de votre client.

Pour tous les autres éléments légaux, ils devront être contenus sur la facture : date d’émission, numéro de facture unique, quelle prestation ou produit fourni avec des descriptions claires, quantités, tarifs unitaires et dates.

Enfin, affichez le total en hors taxes, le montant de la TVA (si applicable), et le total toutes taxes comprises.

N’oubliez pas d’indiquer quelles sont les modalités et délais de paiement, ainsi que les pénalités de retard éventuelles.

Le pied de page est généralement utilisé pour mentionner vos coordonnées bancaires et les informations légales.

modèle de facture freelance
Téléchargez gratuitement le modèle de facture pour freelance​ 👇

Quelques conseils pour personnaliser votre facture

Il vous est possible d’adapter votre modèle de facture afin qu’il puisse refléter votre activité professionnelle ainsi que votre image de marque. 

Vous pouvez utiliser les couleurs, polices et logos de la charte graphique de votre entreprise pour que chacun de vos documents professionnels puissent avoir un style cohérent.

✏️ À noter :

Certains logiciels de facturation permettent de remplir automatiquement les informations récurrentes, comme les coordonnées ou encore les tarifs standards, ce qui vous permet de gagner du temps et réduire les erreurs. De plus, vous pouvez adapter vos factures en fonction du devis ou du contrat signé avec votre client pour plus de précision et de personnalisation.

Les outils de facturation pour freelance

Pour optimiser la gestion de vos factures en tant que freelance, l’utilisation d’outils de facturation spécialisés simplifieront votre processus, ce qui vous permettra de gagner un temps précieux.

Comparaison des meilleurs logiciels de facturation

Voici un bref aperçu des logiciels de facturation pour freelance les plus populaires :

  • Facture.net : Un outil gratuit et facile à utiliser, idéal pour les débutants. Il offre des fonctionnalités de base comme la création de factures et le suivi des paiements.
  • QuickBooks : Logiciel populaire, surtout parmi les petites entreprises. Il propose des fonctionnalités avancées comme la gestion des dépenses, des rapports financiers détaillés et autres options de comptabilité intégrée.
  • Zoho Invoice : Un autre outil gratuit qui permet de créer des factures personnalisées, de suivre les paiements et de gérer les clients. Zoho offre également une intégration avec d’autres applications de la suite Zoho.

Avantages d'utiliser un logiciel de facturation

Les logiciels de facturation offrent plusieurs avantages significatifs qui peuvent transformer la gestion de votre activité de freelance. Ils permettent un gain de temps considérable grâce à l’automatisation de la création des factures, l’envoi des rappels de paiement, et aussi la génération de rapports financiers.

Cette automatisation réduit également les erreurs, car les champs pré-remplis et les calculs automatiques minimisent les risques d’erreurs humaines. Ces logiciels facilitent le suivi des paiements, vous permettant de suivre facilement les factures impayées, de gérer les paiements partiels, et d’envoyer des rappels automatiques aux clients en retard.

Enfin, l’intégration avec d’autres outils de gestion financière ou comptable est possible et permet de simplifier l’administration globale de votre activité.

Pourquoi est-ce essentiel de bien gérer la facturation en tant que freelance ?

En résumé, la facturation pour un freelance est une tâche demandant rigueur et précision. 

Une facturation correcte permet d’éviter les litiges, de suivre efficacement ses paiements, et ainsi renforcer votre crédibilité. Cela contribue également à une meilleure organisation administrative, facilitant ainsi la croissance et la pérennité de votre activité.

Pour obtenir plus de conseils et des services de recouvrement adaptés à vos besoins, n’hésitez pas à nous contacter par le biais de notre formulaire dédié. Notre expertise en matière de recouvrement de créances pour les freelances vous aidera à gérer efficacement vos factures et à sécuriser vos revenus.

La TVA est payée par le client qui reçoit la facture du freelance. Le freelance doit ajouter la TVA au montant de ses prestations et la collecter pour la reverser ensuite à l’administration fiscale. Il est important de mentionner clairement le taux de TVA applicable sur la facture.

Oui, le modèle de facture proposé peut être modifié pour s’adapter à votre propre charte graphique. Vous pouvez personnaliser les couleurs, les polices et ajouter votre logo. Ce modèle convient à tous les freelances, que vous soyez freelance en informatique, freelance graphiste ou tout autre domaine d’activité.

Oui, le numéro SIRET est obligatoire sur une facture de freelance. Il sert d’identification unique au répertoire des entreprises et est essentiel pour la validité légale de la facture. Sans ce numéro, votre facture peut être considérée comme non conforme aux exigences légales.

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Relance pour facture impayée : comment automatiser ?

Relance pour facture impayée

Relance pour facture impayée : comment automatiser ?

Avoir une facture impayée est un fléau pour les entreprises, peu importe leur taille et leur chiffre d’affaires. L’incidence sur une TPE ou une PME peut néanmoins être plus importante que pour une grande entreprise. LA question qui nous revient souvent : “Pensez-vous vraiment que nous avons le temps de relancer les impayés ?”. Et bien la réponse est… oui ! Puisque vous pouvez vous débarrasser de cette tâche fastidieuse en automatisant l’intégralité de votre processus de relance. Relance de vos factures impayées et recouvrement de créances, DCN Recouvrement vous donne les 6 étapes à suivre pour tout automatiser !

Sommaire - La sauvegarde d'entreprise

Relance pour facture impayée : comment automatiser ?

1. Pré-requis : établir des règles de relances

Avant même de faire face à un impayé, vous vous devez de considérer l’étape de la gestion des relances. Quand la première relance doit être envoyée ? Quelle est la fréquence pour envoyer les relances suivantes ? Quand est-ce que je dois envoyer une mise en demeure ? À quel moment dois-je faire appel à une société de recouvrement de créances ?

Téléchargez votre modèle de lettre de relance

Ces nombreuses questions sont essentielles pour pouvoir établir votre processus de relance. Par exemple, une première relance peut être envoyée 7 jours après la date d’échéance, suivie de rappels tous les 15 jours. Après trois relances, vous pouvez ensuite envoyer une lettre de mise en demeure qui signera le début d’une procédure de recouvrement amiable.

2. Choisir le bon logiciel de gestion de vos factures, et par conséquent, de vos créances

Sur le marché, il existe de nombreux logiciels vous offrant diverses fonctionnalités adaptées au recouvrement de créances. Dans des logiciels de CRM comme Axonaut, vous pouvez même retrouver des fonctionnalités vous permettant d’automatiser la gestion des relances. Cela vous permet de regrouper votre CRM ainsi que votre logiciel de gestion des créances en 1 seul et unique outil.

3. Personnaliser les messages de relance

On ne vous le dira jamais assez : personnalisez vos relances. L’objectif n’est pas d’entacher votre relation client. Dans votre CRM ou dans votre logiciel de relance, vous avez la possibilité de personnaliser les relances que vous faites à votre client. Que ce soit l’adresse ou encore les détails précis de la facture impayée, personnaliser vous permet d’entretenir votre relation client et de faire comprendre à votre client que la relance lui est bien directement adressée.

4. Automatiser les rappels téléphoniques

L’automatisation des rappels téléphoniques peut considérablement améliorer l’efficacité de votre processus de recouvrement de créances. Attention néanmoins à votre relation client. En automatisant les rappels téléphoniques, vous créez une distance entre votre entreprise et votre client débiteur. 

Paramétrer des scripts d'appels

Vous avez la possibilité de paramétrer des scripts d’appels qui peuvent être lus par les systèmes de voix automatisée ou par les agents virtuels. Ces scripts doivent contenir toutes les informations relatives à votre client débiteur comme le montant dû de la facture impayée, la date d’échéance de l’impayé, les options de paiement disponibles, etc.

Intégrer les appels téléphoniques à votre CRM

Pour synchroniser les informations clients avec les rappels, vous pouvez intégrer l’automatisation des rappels téléphoniques sur votre CRM. Cela va vous permettre de garder une trace des interactions, de suivre les réponses de vos clients débiteurs et de planifier des suivis adaptés. 

ℹ️ Chiffres clés Selon une étude de Salesforce, les entreprises utilisant un CRM voient une augmentation de 29% de leur satisfaction client et une hausse de 34% de leur productivité des ventes. 

5. Utiliser les paiements en ligne

Le paiement en ligne

Proposer un paiement en ligne peut vous permettre de vous libérer du temps et de continuer dans la phase d’automatisation des relances. Imaginez-vous qu’une fois la relance effectuée, votre client n’ait même pas besoin de vous contacter pour régler, et n’ait pas non plus besoin de se rendre sur son application bancaire pour effectuer un virement. Imaginez-vous une page totalement dédiée au paiement de la facture, avec la possibilité d’un paiement via PayPal, via Apple Pay ou par carte bancaire.

Des plateformes en ligne sécurisées vous permettent de réaliser des transactions rapides, réduisant ainsi les barrières au paiement pour vos clients.

Les liens de paiement sécurisés

Sans même passer par ces plateformes, vous pouvez ajouter des liens de paiement directs dans vos e-mails de relance et autres communications automatisées. Ces liens vont rediriger vos clients vers une page de paiement en ligne où ils pourront régler leur facture en quelques clics seulement.

🛠️ Outil de la rédaction La plateforme Brevo vous offre la possibilité de créer des liens de paiement que vous pouvez intégrer dans vos communications. Via l’API Brevo, vous pouvez aussi créer une interconnexion entre votre fichier client et la plateforme, qui va vous permettre de créer des liens de paiement de masse.

6. Segmenter vos clients

La segmentation de votre clientèle va vous permettre d’adapter votre stratégie de relance. Vous avez des clients qui ont l’habitude d’être de mauvais payeurs ? Vous avez plusieurs factures impayées pour un même client ? Certains attendent constamment de nombreuses relances avant même de vous régler ? 

N’hésitez pas à le référencer dans votre fichier client. Ces différentes caractéristiques vont vous permettre d’approcher vos clients différemment et d’optimiser vos relances. En effet, vous pouvez durcir votre processus de relance pour les personnes ayant l’habitude de vous payer avec du retard. 

Vous pouvez par exemple classifier vos typologies clients en plusieurs parties : 

  • Clients réguliers : ces clients paient à temps la plupart du temps
  • Clients à risque : ces clients on un historique de paiements tardifs ou de créances impayées
  • Clients stratégiques : ces clients représentent une part importante de votre chiffre d’affaires, attention à ne pas les brusquer !

Si vous pensiez que la relance des factures et le recouvrement des créances sont des tâches longues et fastidieuses, on a la solution pour vous simplifier la vie. Hormis le fait que la relance automatique vous fasse gagner du temps, cela vous permet de réduire vos délais de paiement. Vous pouvez passer par un logiciel de facturation ou un CRM pour l’automatisation de vos relances, sans nécessairement mettre un budget faramineux sur la table pour pouvoir récupérer votre argent en temps et en heure.

Sachez que même si vous faites appel à une société de recouvrement de créances, l’automatisation des relances peut être nécessaire.

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Gérer les créances client en comptabilité

Gérer les créances client en comptabilité

Optimiser la gestion de vos créances client en comptabilité

Dans la comptabilité d’une entreprise, la bonne gestion des créances clients permet de garder un œil sur les sommes qui lui sont dues par ses clients. Devant généralement être payés dans les délais initialement impartis, il se peut que ceux-ci ne soient pas respectés et que des démarches de recouvrement soient mises en place.

Gérer rigoureusement ces créances clients permet à la fois de minimiser les risques de défaut de paiement, mais aussi d’avoir un meilleur prévisionnel de la trésorerie de l’entreprise.

Cet article présentera les fondamentaux de la gestion des créances clients en comptabilité et en recouvrement, mais aussi comment évaluer le risque client, quelle stratégie mettre en place, ou encore quels outils utiliser pour optimiser au mieux cette gestion des risques financiers.

Sommaire - Facturation et comptabilité

Gérer les créances client en comptabilité

Tout comprendre des créances client

Définition des Créances Client

Une créance client, c’est la somme qui est due par le client à une entreprise pour l’achat d’un bien ou pour la prestation de services, qui sont en attente de paiement.

Pour qu’elle puisse être reconnue, il faut que cette créance soit certaine, liquide et exigible.

Cette créance doit être payée dès la prestation de services effectuée ou la réception d’une commande, et ce, dans un délai maximum de 60 jours à compter de la facturation, ou de 45 jours fin de mois en fonction de la date stipulée sur le contrat.

Au terme de ce délai, et si la créance n’a toujours pas été payée, elle peut alors faire l’objet de procédures de recouvrement par l’entreprise.

Importance des créances pour la trésorerie

Comptabilisées comme des actifs au bilan, ces créances représentent des fonds à recevoir, et sont donc essentielles dans la gestion financière de l’entreprise. En effet, ce retard de paiement signifie que l’entreprise attend des sommes qui ne rentrent pas dans un temps donné, ce qui représente un manque de liquidité pour l’entreprise.

✏️ À noter : Sans ces liquidités, l’entreprise peut rencontrer des difficultés pour couvrir ses propres dépenses quotidiennes, va commencer à retarder ses paiements, et ne pourra plus investir dans sa propre croissance.

Dans certains cas, certaines entreprises se verraient dans l’obligation de contracter un prêt de trésorerie pour entreprise en difficulté. Cela limitera aussi la force d’une entreprise à réaliser des placements de trésorerie.

comptabilité

Stratégies de gestion comptable des Créances Client

Mettre en œuvre certaines stratégies peut vous permettre de réduire les risques de créances clients non soldées venant impacter négativement la liquidité de votre entreprise.

Parmi celles-ci, on retrouve :

L’Évaluation du risque Client

Pour minimiser les risques, mieux vaut prévenir. En effet, évaluer la solvabilité de votre client avant toute démarche commerciale peut permettre de se faire une idée quant à sa capacité à régler ses dettes en un temps imparti.

Pour vous renseigner, il vous est possible de consulter le Registre du commerce, ou encore le Trésor public pour recueillir des informations. Cela permet à la fois de réduire les risques, tout en s’assurant de bâtir des relations commerciales plus solides.

✏️ À noter : Vous pouvez utiliser le site d’Infogreffe afin de vous renseigner sur les sociétés.

Définir vos conditions de paiement et de facturation

Pour éviter de se retrouver avec une créance qui ne pourrait être réclamée, il vaut mieux s’assurer que vos termes de paiement conclus dans votre contrat soient bien clairs et correctement rédigés. Il est important de préciser quels délais de paiement vous autorisez, ainsi que les pénalités de retard auxquelles vos clients s’exposent pour clarifier chacune des informations et éviter toute sorte de malentendus et faciliter le processus de paiement pour votre client.

Suivi des retards de paiements et relance des Impayés

Le moindre retard est à éviter, et c’est pour cela qu’il vous faudra tenir à jour un journal comptable des clients dont vous attendez toujours le paiement. N’attendez pas la fin du délai de paiement conclu dans les termes de vos contrats pour commencer à relancer vos clients. Commencez à relancer amicalement peu de temps avant l’échéance, puis avancez graduellement au fur et à mesure des relances infructueuses.

Relancez vos clients plus formellement une fois le délai dépassé puis n’hésitez pas à faire appel à une agence spécialisée dans le recouvrement de créances. Si malgré tous vos efforts rien n’y fait, il vous faudra penser à engager des procédures judiciaires.

🔎​ À savoir : Automatiser vos relances peut vous permettre de gagner en efficacité. Au contraire, personnaliser les messages joue sur la préservation de la relation client. À vous de trouver le juste milieu. En fonction de votre budget, vous pouvez essayer de trouver un logiciel de comptabilité gratuit qui vous fera gagner du temps et de l’argent.

Gérer efficacement vos créances clients en comptabilité est essentiel pour s’assurer d’avoir une trésorerie saine. Par la mise en place de ces différentes stratégies, et en adoptant des façons de faire efficaces, à la fois pour le suivi et pour vos relances, vous pourrez minimiser au mieux les retards de paiement et ainsi améliorer les liquidités disponibles pour réaliser de meilleurs placements de la trésorerie de votre entreprise.

Pour une gestion optimale de vos créances, n’hésitez pas à nous contacter. Notre équipe d’experts est prête à vous accompagner dans vos différentes relances pour recouvrer vos créances.

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Modèle 2ème lettre de relance pour facture impayée

relance de facture impayée

Modèle 2ème lettre de relance pour facture impayée

La deuxième lettre de relance est une étape tout aussi importante que la 1ère lettre de relance pour facture impayée dans le processus de recouvrement amiable. Elle doit être envoyée au débiteur après la première lettre de relance, si vous n’avez pas reçu de retour après celle-ci, avant même d’envoyer une mise en demeure de payer. 

L’équilibre financier est une nécessité vitale pour la prospérité des entreprises, ce que des factures impayées peuvent souvent perturber. Dans cet article nous allons découvrir la stratégie à adopter pour effectuer la 2ème lettre de relance pour facture impayée afin de maximiser le recouvrement des créances et de préparer le terrain au cas-où vous vous retrouvez à devoir faire appel à une société de recouvrement de créances.

Sommaire - Facturation et comptabilité

2ème lettre de relance pour facture impayée

Pourquoi effectuer une deuxième lettre de relance ?

Les objectifs de cette deuxième lettre de relance pour facture impayée vont être de rappeler à votre client débiteur son obligation de payer la facture impayée, d’insister sur l’importance d’un paiement rapide et surtout de prévenir des conséquences d’une inaction (non-paiement, pas de prise de contact…). Les informations à intégrer dans cette lettre de relance vont sensiblement être les mêmes que dans la première lettre que vous envoyez, mise à part le ton qui sera plus ferme.

Alors, quels sont les objectifs de cette 2ème relance ?

  1. Vous renforcez la série des relances ! La première lettre de relance peut être vue comme un simple avertissement, parfois pas vraiment prise au sérieux. La deuxième lettre de relance va renforcer la sévérité de la situation tout en montrant votre positionnement et votre détermination à recouvrer la créance concernée.
  2. Attirer l’attention du débiteur sur l’importance d’un règlement immédiat. Vos clients débiteurs peuvent parfois négliger la première relance, mais la deuxième lettre attire généralement leur attention de manière plus marquée puisqu’elle souligne la gravité de la situation et motive le débiteur à réagir. 
  3. Maintenir la communication avec votre client débiteur. La deuxième lettre de relance est aussi une opportunité pour votre client débiteur de résoudre la situation à l’amiable en lui offrant la possibilité de vous contacter pour trouver une solution d’un commun accord. 

✏️ À noter : Rappelez-vous aussi que la 2ème lettre de relance pour facture impayée s’ajoute à la première et constitue une preuve de vos efforts et de votre action face à l’impayé. Ceci est d’autant plus important si vous vous retrouvez à devoir faire appel à une société de recouvrement de créances en cas de litige ultérieur. 

Comment effectuer ma 2ème relance ?

Pour augmenter l’efficacité de vos relances, n’hésitez pas à utiliser des leviers complémentaires pour atteindre tous les points de contact que vous possédez de votre client débiteur. Vous pouvez envoyer un simple courrier en recommandé et l’accompagner d’un e-mail, d’un SMS ou encore d’une notification push (dans le cadre d’une entreprise ayant une application mobile par exemple). 

En attendant, voici la to-do list d’une deuxième lettre de relance PARFAITE :

  • Soyez ferme dans votre demande, exprimez la nécessité de résoudre la situation au risque de devoir effectuer des démarches plus importantes pour obtenir le paiement de la facture impayée

 

  • Rappelez les détails importants : montant dû, date d’échéance initiale, et toutes les informations que vous trouvez pertinentes. Par exemple, vous pouvez rappeler la date de la première lettre de relance pour contextualiser votre demande. 

 

  • Offrez des options de règlement flexibles ! Premièrement, vous devez proposer toutes les possibilités de paiement qui s’offrent à votre client débiteur : carte bancaire, chèque, espèce, virement… Ensuite, essayez tant bien que possible de vous ouvrir à la discussion en ce qui concerne les modalités de paiement.  

 

  • Mentionnez les conséquences d’un non-paiement. Faites référence notamment aux conséquences légales que vous êtes en mesure d’appliquer légalement et qui sont prévues dans le contrat et/lou les conditions générales de vente, par exemple le fait de pouvoir faire appel à une société de recouvrement de créances en cas de non-paiement de la part de votre client débiteur. 

Cette seconde lettre a pour objectif de renouveler votre première demande auprès du débiteur. Téléchargez votre exemplaire !

Télécharger le modèle de la 2ème lettre de relance

Comment faire pour relancer par e-mail ou SMS ?

Vous souhaitez utiliser des leviers complémentaires pour effectuer vos relances. Sachez que lorsqu’il s’agit de recouvrement de créances, diversifier les canaux de communication peut faire toute la différence. Alors quoi de mieux qu’un e-mail ou un SMS pour rappeler à votre client débiteur que sa facture n’a pas été réglée ? Adoptez la tendance du SMS marketing. 

  • L’e-mail est une méthode classique mais efficace pour relancer vos clients. Prenez soin de l’objet de votre e-mail en indiquant clairement l’initiative de votre envoi. Concluez votre e-mail par un appel à l’action qui encourage votre client débiteur à effectuer le règlement de sa facture impayée (lien de paiement sécurisé, paiement en ligne sur votre site internet, etc.). 
  • Le SMS quant-à lui est souvent sous-estimé dans le domaine du recouvrement. Et pourtant, la visibilité d’un SMS est incomparable par rapport aux e-mails. En raison de sa concision, le SMS permet de transmettre un message impactant en seulement quelques mots. À vous d’utiliser des formulations directes pour susciter une réaction immédiate.

🕵️ Le saviez-vous ? Selon plusieurs études, presque l’intégralité des SMS envoyés sont lus par leurs destinataires. Aujourd’hui le taux d’ouverture des SMS est estimé entre 98% et 99%, contre 20% à 30% pour les e-mails. 

Vous pouvez d’ailleurs vous servir des SMS comme moyen de pré-relance avant même la date d’échéance de la facture. Pour connaître toutes les étapes à suivre pour relancer vos clients, consultez l’article qui va vous permettre de savoir comment procéder pour relancer les factures impayées. 

En conclusion, la deuxième lettre de relance pour une facture impayée représente une étape cruciale dans le processus de recouvrement de créances. Après avoir évoqué la première lettre de relance dans notre précédent article, nous avons pu analyser comment cette deuxième étape peut être déterminante pour maximiser vos chances de récupérer votre argent.


Il faut se rappeler de l’importance de l’omnicanalité dans ce contexte, vous devez envisager d’incorporer des canaux tels que l’e-mail ou le SMS pour maximiser l’efficacité de votre stratégie de relance. Si ces relances n’aboutissent pas, vous pouvez passer à l’étape suivante qui n’est autre que la mise en demeure de payer.