La gestion des relances de factures impayées avant le recouvrement amiable des créances

Avez-vous conscience de l’impact d’un impayé sur votre trésorerie ou d’une gestion défaillante de la relance facture ? À quel moment convient-il de solliciter DCN Recouvrement pour le recouvrement amiable des créances ? Notre société de recouvrement détaille la gestion des relances de factures impayées en 4 étapes, quel est le cheminement du client avant de prendre la décision de s’orienter vers un cabinet de recouvrement ?

Sommaire - Gestion des relances de factures impayées avant le recouvrement amiable des créances

La gestion des relances de factures impayées avant le recouvrement amiable des créances

La relance d'impayés préventive et la relance de niveau 1

Dans un premier temps, il convient d’effectuer une relance anticipée, en amont de la date d’échéance de la facture. Cette démarche permet de limiter les retards de paiement et d’optimiser le délai moyen de règlement dans le but d’éviter les impayés. Il s’agit de la seule relance qui vous permettra d’atteindre votre objectif : obtenir les règlements dans les délais impartis. Les relances ultérieures interviennent après la date d’échéance et peuvent générer un impact significatif sur votre trésorerie.

La relance anticipée veille à maintenir votre relation client et favorise leur satisfaction. Il est important de rappeler que le paiement de votre client intervient à la seule condition que vous ayez honoré vos engagements.

Dans les situations complexes, la relance préventive va vous permettre d’identifier un éventuel problème de trésorerie chez votre client, ce qui vous donnera la possibilité d’anticiper la situation à venir. Vous pouvez solliciter vos clients de manière préventive 15 jours avant l’échéance de paiement de la facture concernée.

La relance d'impayés de niveau 1

La relance de niveau 1 s’active dès le premier jour consécutif à la date d’échéance de la facture, lorsque votre client ne l’a pas honorée. Les retards de paiement, bien qu’impactants pour votre entreprise, sont prévisibles. En présence d’un impayé, la première démarche consiste à identifier la cause du défaut de paiement en établissant le dialogue avec votre client.

Ces causes peuvent être variées :

  • Insuffisance de provisions sur le compte bancaire
  • Erreur lors de la saisie du RIB
  • Mandat de prélèvement non retourné
  • Carte bancaire arrivée à expiration

Ces motifs peuvent être rapidement solutionnés. Cependant, des situations plus délicates peuvent survenir, notamment lorsque votre client présente une vulnérabilité financière, des difficultés administratives ou qu’il évoque un différend. Votre objectif sera d’aboutir à un accord avec votre client pour qu’il puisse vous régler dans les meilleurs délais.

La relance curative de niveau 1 s’enclenche dès le premier jour de retard par rapport à la date d’échéance de la facture. Vous pouvez dans cette situation mettre en œuvre les démarches suivantes :

  • J+1 transmettre un courriel de relance à votre client, un oubli pouvant survenir
  • J+4 joindre votre client par téléphone dans le but de le relancer concernant le règlement de la facture
  • J+7 Renouveler votre courriel de relance

À partir du septième jour de retard, il devient nécessaire de basculer vers une relance curative de niveau 2 pour obtenir le paiement de la part de votre client.

Ces actions de relance vont permettre d’identifier l’origine du retard de paiement et d’encourager votre client à normaliser sa situation dans les plus brefs délais ou dans un délai raisonnable en fonction du problème rencontré.

Avant de poursuivre votre lecture, découvrez nos recommandations détaillées sur la façon de relancer efficacement les factures impayées dans l’un de nos autres articles.

La relance d'impayés de niveau 2 et de niveau 3

La relance d'impayés de niveau 2

La relance curative de niveau 2 s’active après les multiples sollicitations demeurées sans réponse. Cette phase s’applique à partir du huitième jour de retard. Cette relance revêt une importance capitale en cas de défaut de paiement car elle vous signale que c’est à compter de ce moment que la situation devient préoccupante et qu’il est fort probable que vous ne perceviez jamais votre règlement.

Deux facteurs peuvent expliquer le défaut de paiement des factures à cette échéance : l’intention de la part de votre client de ne pas honorer ses dettes, ou des difficultés financières considérables ne lui permettant pas de régulariser la situation. Il va être indispensable de solliciter votre client de façon plus assertive qu’auparavant en diversifiant les modes de relance et en adressant également un courrier de relance avec accusé de réception exigeant un règlement immédiat de la somme. À ce stade, il est opportun de faire comprendre à votre débiteur que des mesures de recouvrement peuvent être déployées à son encontre pour le paiement de la dette.

Toutefois, avant de basculer vers l’étape contentieuse, vous pouvez mettre en œuvre la relance curative de niveau 3.

Dernière étape avant la procédure en contentieux : la relance d'impayés de niveau 3

Cette relance survient après l’accomplissement des phases précédentes. Elle se conclut par une lettre de mise en demeure expédiée au domicile de votre client précisant une date limite de paiement. Cette correspondance lui signifie que vous avez épuisé le processus de relance et que vous êtes habilité à engager une action contentieuse pour le règlement du solde de la facture.

Avant d’expédier une lettre de mise en demeure, il convient de solliciter votre client afin de lui permettre une prise de conscience de ce qui peut être déployé s’il ne s’acquitte pas de sa dette. C’est la raison pour laquelle vous pouvez, après les 30 jours de retard, transmettre un courriel de relance et effectuer un ultime appel. 60 jours après le retard de paiement, vous êtes en droit d’engager une procédure contentieuse.

Après l’ensemble des relances, si votre client souhaite régler sa dette mais fait face à des difficultés financières, échangez avec lui pour l’établissement d’un échéancier qui vous permettra de recouvrer la créance sans passer par l’étape supérieure de procédure contentieuse.

Dès lors que la créance demeure impayée, il devient possible d’engager des actions judiciaires en procédant à l’étape de la demande d’injonction de payer.

La gestion des relances de vos factures impayées s’avère cruciale pour préserver la santé financière de votre entreprise. L’application de ces étapes vous permettra non seulement de réduire les conséquences des impayés sur votre trésorerie mais également d’anticiper les situations problématiques avant qu’il ne soit trop tard.

Si vous éprouvez des difficultés à gérer vos impayés ou que vous désirez en apprendre davantage sur les meilleures pratiques pour relancer vos clients, n’hésitez pas à nous contacter, notre équipe spécialisée en recouvrement se tiendra à votre disposition pour vous accompagner dans vos démarches.