Jour : 24 novembre 2022

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Les mentions obligatoires sur une facture

Les mentions obligatoires sur une facture

Les mentions obligatoire sur une facture

Pour être valable, une facture doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires. Ce document doit aussi être signé par les deux parties : le client et l’entreprise. En cas de manquement à une des mentions ou signatures, alors la facture peut être considérée comme nulle ou des sanctions peuvent s’appliquer

 

Quelles sont les mentions obligatoires à ne surtout pas oublier sur votre facture ? Dans cet article, notre société de recouvrement établit les mentions obligatoires, que vous devez impérativement appliquer sur vos factures.

Sommaire - novembre 24, 2022

Que faut-il faire apparaître sur une facture ?

Les mentions obligatoires

En France, l’élaboration de factures est encadrée par certaines règles. Par conséquent ce document doit répondre à trois obligations : 

  • Être rédigée en français 
  • Être établie en deux exemplaires, comprenant l’orignal pour votre client
  • Comporter un certain nombre de renseignements que nous vous expliquons ci-dessous

Outre le risque de payer une amende, vous courez le risque de ne pas recevoir de paiement si vous oubliez des mentions obligatoires sur votre facture. En cas de facture incomplète, votre client est autorisé à refuser le paiement de celle-ci. Vous vous retrouverez donc avec une facture impayée, impliquant une procédure d’affacturage pouvant aller jusqu’à une procédure de recouvrement.

  • Date d’établissement de la facture ;
  • Numéro de la facture : celui-ci doit être basé sur une séquence chronologique sans interruption ; 
  • Date de la vente du produit ou de l’exécution du service ; 
  • Identité du vendeur ou du prestataire de services et identité de l’acheteur ou du client : pour les entreprises, cela comprend l’adresse de facturation (si différente de l’adresse postale), la structure juridique, le numéro de SIREN et la raison sociale ; 
  • Numéro d’identification à la TVA ; 
  • Désignation et décompte des produits et services rendus ; 
  • Prix unitaire des biens et des services : montant total hors taxes ainsi que la répartition selon le taux applicable et le montant total de la Taxe sur la Valeur Ajoutée exigible ; 
  • TVA légalement applicable : le taux dit normal est de 20% en France ;
  • Réduction de prix : toute réduction acquise à la date de la vente ou du service et ayant un lien direct avec la présente transaction ;
  • Montant de la somme à payer hors taxes et toutes taxes comprises ;  
  • Date à laquelle le versement de la somme doit être effectué, accompagnée des renseignements sur le paiement ; 
  • La facture doit également préciser, si existence d’une garantie, la durée de la garantie légale à laquelle a le droit le consommateur.

Pour pouvoir faire l’affacturage dans votre bon droit ou faire intervenir une société de recouvrement en cas de facture impayée, il est nécessaire que l’ensemble de ces mentions obligatoires apparaissent sur votre facture.

Les pénalités et les mentions particulières

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Si l’entreprise ne se conforme pas à ces obligations, des pénalités peuvent être imposées : 

  • Une amende de 15 euros pour chaque mention absente ou erronée : l’amende est limitée à un quart du montant total de la facture ;
  • Une sanction administrative de 375 000 euros pour une personne morale et de 75 000 euros pour une personne physique : ce montant peut être doublé en cas de défaillance de facturation, de factures de commodité ou de facture fictive.

Il est possible de faire paraître des mentions particulières sur la facture selon certains cas particuliers :

  • Le vendeur ou le fournisseur de services fait partie d’un centre de gestion ou d’un organisme agréée 
  • Le vendeur est exonéré de Taxe sur la Valeur Ajoutée
  • Artisans ou micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale nécessitant une assurance professionnelle obligatoire.
Après avoir découvert les mentions obligatoires sur une facture, apprenez à gérer les retards de paiement en vous familiarisant avec les excuses les plus courantes.

Pourquoi faut-il conserver ses factures pendant 10 ans ? Outre une conservation juridique pour justifier l’activité d’une entreprise, l’entreprise se doit de garder ses factures. La raison est simple, cela permet, en cas de litige, de constituer la preuve de votre bon droit en la qualité d’entreprise.

 

Le non-respect de ces règles peut aussi entraîner des sanctions financières conséquentes et compliquer le processus de recouvrement en cas d’impayés. Il est donc impératif de s’assurer que toutes les informations requises sont présentes et correctes sur vos factures pour faciliter l’affacturage et les démarches auprès d’une société de recouvrement.

Si vous souhaitez des conseils sur la gestion des factures ou pour une assistance dans le recouvrement de créances, n’hésitez pas à contacter notre société de recouvrement.

 

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Gestion des relances de factures impayées avant le recouvrement amiable des créances

Relance de factures impayées

La gestion des relances de factures impayées avant le recouvrement amiable des créances

Avez-vous conscience de l’impact d’un impayé sur votre trésorerie ou d’une mauvaise gestion de la relance facture? A partir de quand faut-il faire appel à Bye Créances pour le recouvrement amiable des créances ? Notre société de recouvrement explique la gestion des relances de factures impayées en 4 étapes, quel est le parcours du client avant d’arriver à faire le choix de se diriger vers un cabinet de recouvrement ?

Sommaire - novembre 24, 2022

La gestion des relances de factures impayées avant le recouvrement amiable des créances

La relance d'impayés préventive et la relance de niveau 1

Dans un premier temps, il est nécessaire d’effectuer une relance préventive, avant la date d’échéance de la facture. Cela permet de réduire les retards de paiement et d’améliorer le délai moyen de règlement afin d’éviter les impayés. C’est l’unique relance qui permettra d’arriver à votre objectif : avoir les règlements en temps et en heure. Les relances suivantes parviennent après la date d’échéance et peuvent avoir un impact important sur votre trésorerie. 

La relance préventive veille à préserver votre relation client et permet leur satisfaction. Il est non s’en rappeler que le paiement de votre client parvient à la seule et unique condition que vous ayez respecté vos engagements. 

Dans les cas compliqués, la relance préventive va vous permettre de prévenir un éventuel souci de trésorerie chez votre client, ce qui vous permettra de pouvoir anticiper la situation à venir. Vous pouvez relancer vos clients de manière préventive 15 jours avant l’échéance de paiement de ladite facture.

L'étape préliminaire d'une relance d'impayé : la relance préventive

Dans un premier temps, il est nécessaire d’effectuer une relance préventive, avant la date d’échéance de la facture. Cela permet de réduire les retards de paiement et d’améliorer le délai moyen de règlement afin d’éviter les impayés. C’est l’unique relance qui permettra d’arriver à votre objectif : avoir les règlements en temps et en heure. Les relances suivantes parviennent après la date d’échéance et peuvent avoir un impact important sur votre trésorerie. 

La relance préventive veille à préserver votre relation client et permet leur satisfaction. Il est non s’en rappeler que le paiement de votre client parvient à la seule et unique condition que vous ayez respecté vos engagements. 

Dans les cas compliqués, la relance préventive va vous permettre de prévenir un éventuel souci de trésorerie chez votre client, ce qui vous permettra de pouvoir anticiper la situation à venir. Vous pouvez relancer vos clients de manière préventive 15 jours avant l’échéance de paiement de ladite facture.

La relance d'impayés de niveau 1

La relance de niveau 1 intervient dès le premier jour suivant la date d’échéance de la facture, sans que votre client ne l’ait réglée. Les retards de paiement, bien que impactant pour votre entreprise, sont à prévoir. Lorsqu’il y a un impayé, la première étape est de comprendre la raison du non-paiement en communiquant avec votre client.

Celles-ci peuvent être diverses :

  • Manque de provisions sur le compte bancaire 
  • Erreur dans la saisie du RIB
  • Mandat de prélèvement non-retourné
  • Carte bancaire expirée 

Ces raisons peuvent être rapidement résolus. Néanmoins, des cas plus compliqués peuvent apparaître, dès lors que votre client a une fragilité financière, des problèmes administratifs ou s’il vous fait part d’un litige. L’objectif pour vous va être de conclure à un engagement avec votre client pour qu’il puisse vous régler le plus rapidement possible.  

La relance curative de niveau 1 intervient dès le premier jour de retard par rapport à la date d’échéance de la facture. Vous pouvez dans ces cas là effectuer les étapes suivantes :

  • J+1 envoyer un mail de relance à votre client, un oublie peut arriver 
  • J+4 contacter votre client par téléphone afin de le relancer quant au règlement de la facture
  • J+7 Réitérer votre mail de relance

A compter du septième jour de retard, il est nécessaire de passer à une relance curative de niveau 2 pour obtenir le paiement de la part de votre client. 

Ces actions de relance vont permettre de comprendre la cause du retard de paiement et d’inciter votre client à régulariser sa situation le plus rapidement possible ou dans un délai cohérent par rapport au problème rencontré.

Avant d’en lire davantage, découvrez nos conseils détaillés sur la manière de relancer efficacement les factures impayées dans un de nos autres articles.

La relance d'impayés de niveau 2 et de niveau 3

La relance d'impayés de niveau 2

La relance curative de niveau 2 intervient après les multiples relances restées sans retour. Celle-ci s’applique à compter du huitième jour de retard. Cette relance est primordiale en cas de non paiement puisqu’elle vous indique que c’est à partir de ce moment-là que la situation devient critique et qu’il est fort probable que vous ne receviez jamais votre règlement.

Deux raisons peuvent expliquer le non-paiement des factures à cette échéance : la volonté de la part de votre client de ne pas régler ses dettes, ou des problèmes financiers relativement importants ne lui permettant pas de réguler la situation. Il va être nécessaire de relancer votre client de manière plus ferme qu’auparavant en variant les modes de relance et en envoyant également un courrier de relance avec accusé de réception exigeant un paiement immédiat de la somme. A ce stade, il est utile de faire comprendre à votre débiteur que des actions de recouvrement peuvent être mises en place à son encontre pour le paiement de la dette.

Cependant, avant de passer au stade contentieux, vous pouvez mettre en place la relance curative de niveau 3.

Dernière étape avant la procédure en contentieux : la relance d'impayés de niveau 3

Cette relance intervient après la réalisation des étapes précédentes. Elle se termine avec une lettre de mise en demeure envoyée au domicile de votre client indiquant une date butoir de paiement. Cette lettre lui indique que vous êtes au bout du processus de relance et que vous êtes en droit de mettre en place une action contentieuse pour le règlement du solde de la facture. 

Avant d’adresser une lettre de mise en demeure, il convient de relancer votre client afin de lui permettre une prise de conscience de ce qui peut être mis en place s’il ne règle pas. C’est la raison pour laquelle vous pouvez, après les 30 jours de retard, envoyer un mail de relance et effectuer un dernier appel. 60 jours après le retard de paiement, vous êtes en droit de mettre en place une procédure en contentieux. 

Après l’ensemble des relances,  si votre client souhaite régler sa dette mais fait face à des problèmes financiers, discutez avec lui pour la mise en place d’un échéancier qui vous permettra de recouvrer la dette sans passer par l’étape supérieure de procédure en contentieux. 

Dès lors que la dette n’a toujours pas été réglée, il est possible de mettre en place des actions judiciaires en passant par l’étape de la requête d’injonction de payer. 

La gestion des relances de vos factures impayées est essentielle pour maintenir la santé financière de votre entreprise intacte. Appliquer ces étapes vous permettra non seulement de minimiser les impacts des impayés sur votre trésorerie mais aussi de prévenir les situations délicates avant qu’il ne soit trop tard.

Si vous rencontrez des difficultés à gérer vos impayés ou que vous souhaitez en savoir plus sur les meilleures pratiques pour relancer vos clients, n’hésitez pas à nous contacter, notre équipe spécialisée en recouvrement se fera un plaisir de vous accompagner dans vos démarches.